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Distrito Escolar del Valle de Boulder
Adoptado: 13 de enero de 2009
Revisado: 12 de noviembre de 2019, 28 de febrero de 2023, 17 de junio de 2025
COMPRAS Y CONTRATACIONES
Las compras se realizarán para obtener el valor óptimo por cada dólar gastado y para hacer un uso eficiente y eficaz de los recursos del Distrito Escolar. La competencia es la base de toda compra, a menos que sea poco práctica, ineficaz o imposible. La competencia libre y justa entre proveedores y la evaluación imparcial se llevarán a cabo utilizando métodos y acciones que respeten los más altos estándares éticos.
En todas las compras, se tendrán en cuenta los intereses, políticas y objetivos del Distrito Escolar junto con la calidad, disponibilidad, precio y responsabilidad y capacidad de respuesta del proveedor. El Distrito Escolar se reserva el derecho de cancelar cualquier solicitud y rechazar todas y cada una de las ofertas, en su totalidad o en parte.
El superintendente o la persona designada tendrán autoridad para establecer procesos y establecer y mantener los términos y condiciones que rijan las compras y contrataciones del Distrito Escolar.
Autoridad
El Departamento de Adquisiciones emite órdenes de compra y está autorizado a emitir tarjetas de adquisición para la compra de bienes y servicios autorizados en el presupuesto adoptado del Distrito Escolar y adquiridos de acuerdo con esta política. Los miembros del personal del Departamento de Adquisiciones son los únicos autorizados para emitir, revisar o cancelar una orden de compra girada con fondos del Distrito. El Departamento de Adquisiciones administra o supervisa cualquier proceso de solicitud de propuestas o peticiones.
El Departamento de Adquisiciones puede participar en compras cooperativas con otros distritos escolares, el Estado de Colorado o cualquier otra entidad cuando dichas compras beneficien al Distrito.
Las escuelas y departamentos pueden solicitar al Departamento de Adquisiciones la emisión de tarjetas de adquisición para los empleados autorizados. Todos los titulares de tarjetas de adquisiciones deberán utilizar la tarjeta únicamente según lo autorizado y cumplir los procedimientos establecidos por el Departamento de Adquisiciones y las expectativas establecidas por su supervisor.
Compras discrecionales, presupuestos, ofertas y solicitudes de propuestas (RFP)
Los miembros del personal del Distrito Escolar están autorizados a adquirir bienes o servicios dentro de la misión del Distrito Escolar y de los fondos presupuestados de acuerdo con las disposiciones de esta política. Cualquier condición debe ser aprobada previamente por Adquisiciones o Legal. Los contratos plurianuales no cancelables deben ser aprobados previamente por el director financiero.
Importe |
Firmante autorizado |
Método |
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Menos de $10.000 |
Directores |
Preferiblemente, tarjeta de adquisiciones del distrito escolar. |
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$10,001 a $50,000 |
Directores ejecutivos o gestores del Proyecto de Bonos |
Se requieren presupuestos por escrito de 2 o más proveedores, a menos que exista una excepción válida o la ley exija procedimientos adicionales. |
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$50,001 a $250,000 |
Superintendentes asistentes, superintendente adjunto, jefe de Información o jefe de Comunicaciones |
Se requieren presupuestos por escrito de 2 o más proveedores, a menos que exista una excepción válida o la ley exija procedimientos adicionales. |
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$250,001 a $500,000 |
Superintendente o director financiero |
Proceso competitivo de licitación en pliego cerrado o RFP. |
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$500,001 a $1,000,000 |
Superintendente y director financiero |
Proceso competitivo de licitación en pliego cerrado o RFP. |
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Más de $1.000.000 |
El Consejo |
Proceso competitivo de licitación en pliego cerrado o RFP. |
Las adquisiciones, incluidas las solicitudes, contratos o adjudicaciones, no se dividirán con el fin de eludir los requisitos de umbral en dólares de la política de compras.
El precio de las compras de gran volumen se obtendrá, aunque no sea necesario, mediante un proceso de oferta o licitación sellada si se prevén ahorros significativos.
Circunstancias especiales
Un contrato de bienes o servicios puede adjudicarse sin concurso si el director de Gestión de la Cadena de Suministro aprueba previamente la compra y documenta que se da al menos una de las siguientes condiciones:
a) Sólo existe un producto o servicio (por ejemplo, libros de texto, anuarios, exámenes, material didáctico, determinadas publicaciones, videos, películas, programas informáticos) que pueda satisfacer razonablemente los requisitos y sólo hay una fuente responsable que pueda proporcionar razonablemente ese producto o servicio.
b) No puede utilizarse razonablemente un proceso competitivo o, si se utiliza, resultará en un costo sustancialmente mayor para el Distrito, perjudicará de otro modo los intereses financieros del Distrito o impedirá sustancialmente las funciones administrativas del Distrito o la prestación de servicios.
c) Se requiere un suministro o servicio concreto para mantener la intercambiabilidad o compatibilidad como parte de un sistema integrado existente.
d) Un determinado suministro o servicio es necesario para normalizar o mantener la normalización con el fin de reducir la inversión financiera o simplificar la administración.
e) El producto o servicio es objeto de una reclamación al seguro o de una orden de cambio.
f) Se requiere un suministro particular para que coincida con los bienes en uso, con el fin de producir armonía visual.
g) Existe una situación inusual o única que hace que la aplicación de los requisitos de licitación competitiva sea contraria a los intereses del Distrito.
h) Servicios profesionales, excepto los exigidos por la ley federal, con gastos entre $50.000 y 250.000 que requieran la aprobación del director financiero o del superintendente.
Compras de emergencia
Si se produce una situación que pueda provocar lesiones físicas inmediatas a las personas, daños a la propiedad del distrito escolar, interrupción de las operaciones del distrito escolar o pérdidas financieras significativas para el distrito escolar si no se toman medidas inmediatamente, se pueden realizar compras de emergencia limitadas sin seguir los procedimientos de licitación competitiva si el superintendente o la persona designada así lo autorizan. Se facilitará documentación escrita al director de Gestión de la Cadena de Suministro que justifique dichas compras de emergencia.
Mantenimiento de registros
El Distrito Escolar debe mantener registros comerciales y de adquisiciones apropiados y adecuados. Estos registros pueden incluir, entre otras cosas: la justificación del método de adquisición, la selección del contratista y la base del precio del contrato (incluido un análisis de costos o precios). La conservación de estos registros de adquisiciones debe ajustarse a la legislación aplicable y a la política del Consejo.
REFERENCIAS LEGALES
- 2 C.F.R. Parte 200 Subparte D (Requisitos posteriores a la concesión según las directrices federales Uniform Grant)
- 7 C.F.R. 226 (umbrales de contratación del USDA)
- 7 C.F.R. 3016.36 (normas de contratación del USDA)
- 7 C.F.R. 3016.37 (requisitos de contratación del USDA para las subdonaciones)
- 34 C.F.R. Partes 75, 76 (EDGAR - Reglamentos Administrativos Generales del Departamento de Educación)
- 48 C.F.R. Subparte 2.1 (microcompras y umbrales de licitación)<
- C.R.S. § 22-32-109(1)(b) (el Consejo está obligado a adoptar procedimientos de licitación)
- C.R.S. § 22-32-144(4) (disposición sobre comprobación de antecedentes exigida en los contratos de servicios)
- C.R.S. § 22-63-204 (no es lícito que un maestro reciba dinero de la venta de artículos a estudiantes y familias sin la aprobación del consejo)