Boulder Valley School District
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Boulder Valley School District
Adoptado: fecha de adopción manual
Revisado: 22 de agosto de 1991, 27 de octubre de 2020, 13 de mayo de 2025, 12 de agosto de 2025, septiembre de 2025 

EXPEDIENTES DE ESTUDIANTES

En reconocimiento de la naturaleza confidencial de los expedientes académicos de los estudiantes, ninguna persona u organismo podrá acceder a dichos expedientes sin el consentimiento previo por escrito de los padres/tutores legales del estudiante o del propio estudiante, salvo en los casos previstos por la ley y la presente política.

El superintendente o la persona designada se encargará de la correcta gestión de los expedientes académicos de los estudiantes de conformidad con la ley, incluida la aplicación de medidas o procedimientos de protección relativos al acceso y la divulgación de dichos expedientes.

Contenido y custodia de los expedientes de los estudiantes

Cada director es responsable del mantenimiento y acceso a los expedientes de los estudiantes de la Escuela. Los expedientes académicos de todos los estudiantes que hayan abandonado el Distrito Escolar permanecerán en las bases de datos de información de estudiantes del Distrito Escolar de acuerdo con la Gestión de Expedientes de Colorado para Distritos Escolares, actualmente por un período de siete años.

Los expedientes académicos de los estudiantes en todos los formatos y medios, incluidos los fotográficos y electrónicos, son aquellos expedientes mantenidos por el Distrito Escolar que se relacionan directamente con el estudiante. Los registros de los estudiantes que asisten actualmente pueden contener, pero no necesariamente se limitarán a: información de directorio, trabajo académico completado, nivel de logro (calificaciones de pruebas estandarizadas, currículo académico y calificaciones, honores recibidos) registros de asistencia, información de salud, evaluaciones, resultados de inventario de intereses, información de antecedentes familiares, calificaciones y observaciones de maestros o consejeros, informes de conducta y cualquier documento de programación especializada, incluidos los Planes Educativos Individualizados (IEPs). Las comunicaciones electrónicas, incluyendo el correo electrónico, el chat de Google y herramientas o aplicaciones similares, que no se guarden en el expediente del estudiante no constituyen un registro de educación del estudiante mantenido por el Distrito Escolar, y en su lugar estaría disponible de acuerdo con la Política KDB del Consejo.

Los expedientes de los estudiantes no incluyen los expedientes del personal docente, supervisor y administrativo que estén en posesión exclusiva de quien los elabora y que no sean accesibles o revelados a ninguna otra persona, excepto a un sustituto, y los expedientes y documentos que estén protegidos por la ley.

Nada en esta política impedirá a los administradores, maestros o personal divulgar información derivada del conocimiento u observación personal y no derivada de los registros educativos de un estudiante.

De acuerdo con la ley aplicable, el Distrito Escolar mantendrá con los registros de educación un registro de las solicitudes de inspección y revisión de los registros de educación de los estudiantes, las solicitudes de copias de dichos registros, y la divulgación de información de identificación personal. Dichos registros no incluirán las divulgaciones permitidas bajo Divulgaciones permitidas sin consentimiento previo, divulgaciones de información de directorio y divulgaciones realizadas de conformidad con un informe de sospecha de abuso o negligencia infantil.

Información relacionada con la inmigración

El Distrito Escolar no recopilará el lugar de nacimiento, el estatus migratorio o de ciudadanía, ni información de pasaportes, tarjetas de residencia permanente, tarjetas de registro de extranjeros o documentos de autorización de empleo de los estudiantes o sus padres/tutores legales, excepto cuando sea necesario para verificar la información requerida por la ley estatal y/o federal o para cumplir con una citación, orden o mandamiento judicial emitido por un juez federal.

El Distrito Escolar no revelará ni permitirá acceder a información de identificación personal, incluida la información de identificación personal de los padres o familiares que visitan el campus, con el fin de investigar, participar, cooperar o ayudar en la aplicación de las leyes federales de inmigración, incluida la aplicación de las leyes civiles de inmigración y 8 U.S.C. sec. 1325 o 1326, excepto cuando se requieran las leyes federales o estatales, o cuando se requiera para cumplir con una citación, orden judicial o mandato emitido por un tribunal.

El asesor jurídico del Distrito Escolar es el empleado designado para gestionar los asuntos relacionados con la inmigración, lo que incluye actuar como persona de contacto cuando un funcionario de inmigración se encuentra físicamente presente en un edificio del distrito escolar y responder a las solicitudes de información de un funcionario de inmigración. Ningún otro empleado está autorizado a revelar información relacionada con la inmigración a funcionarios federales o estatales, y se podrán tomar medidas laborales por transgresiones de esta política.

Derechos de la FERPA

Acceso de padres y estudiantes a los expedientes académicos de los estudiantes

Los padres/tutores legales ("padres") tienen derecho a inspeccionar y revisar los expedientes académicos de su niño, si el estudiante es menor de 18 años. Si un estudiante tiene 18 años o más ("estudiante elegible"), el estudiante puede inspeccionar o revisar sus propios registros de educación y proporcionar consentimiento por escrito para la divulgación de dichos registros y la información de identificación personal del estudiante. Sin embargo, los padres también tienen derecho a acceder a los expedientes académicos de su niño, a pesar de la falta de consentimiento por escrito del estudiante elegible, si el estudiante elegible es un dependiente a efectos del impuesto federal sobre la renta o la divulgación está relacionada con una emergencia de salud o seguridad. El acceso a los expedientes académicos de los estudiantes por parte de los padres o de los estudiantes con derecho a ello se realizará de acuerdo con la normativa que acompaña a esta política.

En ausencia de un acuerdo vinculante u orden judicial que restrinja dicho acceso, el Distrito Escolar permitirá a cualquier padre de un estudiante, ya sea que el padre tenga la custodia del estudiante o no, inspeccionar los registros educativos del estudiante, y el Distrito Escolar puede presumir que cualquiera de dichos padres tiene derecho a inspeccionar dichos registros.

Solicitud de modificación del expediente académico de un estudiante

Un padre o estudiante elegible que considere que la información contenida en un expediente académico es inexacta, engañosa o constituye una transgresión a la privacidad u otros derechos del estudiante, puede solicitar al Distrito Escolar que modifique el expediente. Las calificaciones no pueden ser impugnadas. Las solicitudes de modificación de un expediente académico deben realizarse de conformidad con la Política JO-R del Consejo.

Divulgación de información del directorio

El Distrito Escolar puede divulgar información del directorio del expediente de un estudiante de acuerdo con las siguientes disposiciones:

1. Por "información del directorio" se entiende la información contenida en el expediente académico de un estudiante que, en general, no se consideraría perjudicial o una invasión de la privacidad si se divulgara. La información del directorio que puede ser divulgada incluye:       

  • nombre del estudiante y fecha de nacimiento; 
  • participación en deportes y actividades oficialmente reconocidos; 
  • altura y peso de los miembros del equipo deportivo; 
  • fechas de asistencia y estado de inscripción; 
  • escuelas a las que asistió y nivel académico;
  • títulos, premios, honores y otras distinciones recibidas; y
  • imágenes de foto, de video o electrónicas conservadas por el Distrito Escolar de los estudiantes en el aula o en otras actividades de la escuela y del distrito.      

La información del directorio también incluye un número de identificación de estudiante u otro identificador personal único mostrado en una tarjeta de identificación de estudiante o utilizado por el estudiante para acceder o comunicarse en sistemas electrónicos, pero sólo si el identificador no puede utilizarse para obtener acceso a los registros de educación del estudiante excepto cuando se utiliza junto con uno o más factores que autentican la identidad del usuario, como una contraseña conocida sólo por el usuario autorizado.

2. No se revelarán las direcciones ni los números de teléfono de los estudiantes, salvo a los agentes encargados de hacer cumplir la ley que lleven a cabo una investigación sobre un estudiante, si los agentes demuestran que es necesario para la investigación tener acceso a esa información o a los reclutadores militares, según lo exige la ley federal y se aplica a través de la Política KLMA del Consejo.

3. Un padre o un estudiante elegible puede, mientras que el estudiante asiste a las Escuelas Públicas del Valle de Boulder, optar por no compartir información de identificación personal como información de directorio con respecto a ese estudiante, proporcionando una solicitud por escrito a la escuela de inscripción o como se indica en el sitio web del Distrito Escolar en un plazo de dos semanas desde la matriculación del estudiante. Los padres o los estudiantes que cumplan los requisitos podrán actualizar estas preferencias en cualquier momento, pero dichas actualizaciones no tendrán carácter retroactivo.  

La solicitud de exclusión de la acción de compartir información del directorio no se aplica a los eventos escolares abiertos a los padres y/o al público, como actuaciones escolares, paseos escolares y/o eventos deportivos, actividades o eventos de clubes.

4. La divulgación de la información del directorio se realizará únicamente con el fin de facilitar las actividades autorizadas del Distrito Escolar, incluyendo grupos y actividades de estudiantes y padres, cuando sea apropiado, pero no con fines comerciales, debido a la posibilidad de perturbar las operaciones del Distrito Escolar.

Divulgación sin consentimiento escrito

Se prohíbe el acceso a los expedientes escolares a otras personas que no figuren en la lista siguiente, a menos que los padres o, en el caso de un estudiante de 18 años o más, el estudiante, den su consentimiento previo por escrito. El Distrito Escolar puede divulgar los expedientes académicos de los estudiantes o la información de identificación personal sin el consentimiento por escrito de los padres o del estudiante elegible si la divulgación cumple con una de las siguientes condiciones:

1. La divulgación se hace a un funcionario escolar que tiene un interés educativo legítimo en el expediente académico del estudiante o la información de identificación personal. De conformidad con la ley, sólo aquellos funcionarios escolares que tengan un interés educativo legítimo como descritos en esta política podrán acceder a la educación específica de los estudiantes registros.

a. A los efectos de esta política, un "funcionario escolar" es una persona empleada por el distrito como administrador, supervisor, maestro o miembro del personal de apoyo (incluido el personal sanitario o médico y el personal de las unidades de orden público); a persona que forma parte del Consejo de Educación; una persona o empresa con la que el distrito ha externalizado servicios o funciones que de otro modo utilizaría su propios empleados (como un abogado, analista, auditor, consultor, investigador, terapeuta); un estudiante que participa en un proceso restaurativo; o un padre u otro voluntario que ayuda y es supervisado por otro funcionario escolar en el desempeño de sus tareas.

b. A efectos de esta política, un "interés educativo legítimo" significa que la divulgación al funcionario de la escuela: (1) es necesaria para que dicho funcionario lleve a cabo tareas apropiadas especificadas en la descripción del puesto o por un acuerdo contractual; (2) se utiliza en el contexto de asuntos oficiales del distrito y no para fines ajenos a las áreas de responsabilidad del funcionario; (3) es relevante para la realización de alguna tarea o para una determinación sobre la estudiante; y (4) es coherente con los fines para los que los datos se han mantenido.

2.  La divulgación es a funcionarios de otra escuela, sistema escolar o institución postsecundaria/ preparatoria que ha solicitado los expedientes y en la que el 
     estudiante busca o pretende matricularse o se ha matriculado. Todos los expedientes enviados durante el proceso de solicitud del estudiante o el periodo de        transferencia podrán completarse, actualizarse o corregirse en caso de ser necesario.

3. La divulgación se hace a representantes autorizados de la Contraloría General de la Estados Unidos, el Fiscal General de Estados Unidos, el Secretario del
     Departamento de Educación de EE., o autoridades educativas estatales y locales.

4.  La divulgación está relacionada con la solicitud o recepción de ayuda económica por parte de un estudiante. 

5. A los funcionarios o autoridades estatales y locales a los que se autorice específicamente a facilitar información que deba notificarse o divulgarse en virtud de una ley estatal relativa a la justicia de menores y la capacidad del sistema para atender eficazmente, antes de la adjudicación, al estudiante cuyos expedientes fueron publicados.

6. La divulgación se realiza a organizaciones que llevan a cabo estudios para, o en nombre de, instituciones educativas o agencias o instituciones para desarrollar, validar o administrar pruebas predictivas; para administrar programas de ayuda a estudiantes; o para mejorar la instrucción.

7. La divulgación está destinada a organizaciones de acreditación para funciones de acreditación.

8. La comunicación se hace a los padres de un estudiante que cumple los requisitos y el estudiante está a su cargo a efectos fiscales.

9. La divulgación está relacionada con una emergencia, si el conocimiento de la información es necesario para proteger la salud o la seguridad del estudiante o de otras personas.

10. La divulgación es para cumplir con una orden judicial o citación legal. El distrito deberá hacer un esfuerzo razonable para notificárselo a los padres o al estudiante que cumpla los requisitos antes de cumplirlos con la orden o citación a menos que:

a. La orden o citación judicial prohíbe dicha notificación; o

b. El progenitor es parte en un procedimiento judicial por maltrato y abandono de menores o de dependencia y la orden judicial se dicta en el contexto de ese 
    procedimiento.

11. La divulgación se hace al Secretario de Agricultura, o representante autorizado del Servicio de Alimentación y Nutrición del USDA o contratistas que actúen en 
nombre del Servicio de Alimentación y Nutrición del USDA, para llevar a cabo la supervisión del programa, evaluaciones y mediciones del rendimiento de los organismos educativos estatales y locales que reciban financiación o proporcionen beneficios de programa(s) autorizado(s) en virtud de la Ley Nacional de Almuerzos Escolares o la Ley de Nutrición Infantil.

12. La divulgación se hace a un asistente social de una agencia u otro representante de una agencia estatal o local de bienestar infantil o de una organización tribal que tiene derecho a acceder al plan del caso del estudiante porque dicha agencia u organización es legalmente responsable, de acuerdo con la ley estatal o tribal aplicable, del cuidado y la protección del estudiante.

13. La divulgación es de información limitada del estudiante a los oficiales de reclutamiento militar de conformidad con la Política KLMA del Consejo. 

Divulgación de información disciplinaria al personal de la escuela

De acuerdo con la ley estatal, el director o su designado comunicará (incluyendo, pero no limitado a ingresar información en una base de datos de estudiantes accesible) información disciplinaria concerniente a cualquier estudiante inscrito en la escuela a cualquier maestro que tenga contacto directo con el estudiante en el salón de clases y a cualquier consejero que tenga contacto directo con el estudiante. Todo maestro o consejero a quien se comunique información disciplinaria mantendrá la confidencialidad de la información y no la comunicará a ninguna otra persona.

La ley estatal exige que el director o la persona designada informen al estudiante y a sus padres cuando se comunique información disciplinaria y que proporcionen una copia de la información disciplinaria compartida. El estudiante y/o los padres del estudiante pueden cuestionar la exactitud de dicha información disciplinaria a través del proceso descrito en esta política y el reglamento que la acompaña.

Divulgación a Medicaid

En todos los casos en que un estudiante esté inscrito en el programa Medicaid de Colorado, el Distrito Escolar divulgará la información del directorio que consiste en el nombre, la fecha de nacimiento y el sexo del estudiante a Health Care Policy and Financing (la agencia de Medicaid de Colorado) para verificar la elegibilidad de los estudiantes para Medicaid. El Distrito Escolar deberá obtener el consentimiento por escrito anualmente de un padre antes de la liberación de cualquier información de no-directorio requerido para la facturación. Para lograr esto, el Distrito Escolar tomará por lo menos una de las siguientes acciones:

  • incluir un formulario de consentimiento con la información sobre el "inicio de las clases" cada otoño.
  • incluir un formulario de consentimiento con los materiales del paquete del IEP.
  • incluir una disposición de consentimiento en el formulario de urgencias médicas.

Divulgación a la Comisión de Educación Superior de Colorado (CCHE)

El 31 de diciembre o antes de cada año escolar, el Distrito Escolar divulgará a la CCHE los nombres y direcciones de contacto de los estudiantes matriculados en octavo grado para enviar por correo la notificación sobre oportunidades educativas postsecundarias y las pautas de admisión a la enseñanza superior, tal como lo exige la ley estatal.

Notificación de derechos

El Distrito Escolar notificará anualmente a los padres o estudiantes elegibles de sus derechos de conformidad con esta política. Las quejas relacionadas con violaciones de los derechos otorgados a los padres y estudiantes elegibles de conformidad con la Ley de Derechos Educativos y Privacidad de la Familia se pueden hacer de acuerdo con la Política KE del Consejo o según lo dispuesto por la ley federal. 
 

REFERENCIAS LEGALES

REFERENCIAS CRUZADAS