Boulder Valley School District

Attendance Advocates and Engagement Specialists breakdown barriers to help kids stay in school and engaged

Attendance Advocates and Engagement Specialists breakdown barriers to help kids stay in school and engaged
Jodie Carroll

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“We come together as a group, as a community and as a support system to find out what are the barriers with trying to get kids to school,” said Attendance Advocate for the Southwest Area Network Jodi Burke. 

Attendance Advocates assist with students and families in Elementary and Middle School, while Engagement Specialists assist with students and families in High School. However, they work together as a team to support all students, along with Counselors, Mental Health Advocates, Teachers, Admin, Community Liaisons, Prevention/Interventionists and many community partners.

An Attendance Advocate's main role is making sure Elementary and Middle School students are attending school. If the school is unsuccessful after taking several steps to work with the family to get their child in school, including phone calls, letters and conferences, the case is then referred to the Attendance Advocate. They look at what barriers may be holding a kid back from attending school.

“Is this barrier a transportation issue? Does the family have electricity, food, clothing? We’re getting down to the nitty gritty of what’s going on with the family dynamics that’s keeping this kid from school. We also work with our Mental Health Advocates to understand if there is an anxiety issue with the kids or if it is depression. Is it a parent having anxiety or is the parent having mental health issues? And now with COVID going on, is this a health issue? Physically, mentally, what’s going on?”   

Once the barriers are discovered, the advocates provide support and resources to help the student and their families get the child to school.  

“We have a mediation meeting with a person from outside the district, and we come up with a bigger support plan on what we’re going to do and how we’re going to get the kid in school,” added Burke. “And then if that didn’t work, we’d take it up another notch. We have a truancy review team meeting and that’s where the community comes in. We have Boulder Mental Health Partners, Housing and Human Services, and different resources in the community come together as a round table and I present what’s going on with the family. We do a CANS assessment, a Child and Adolescent Needs Assessment, and it breaks down what’s going on with the situation, with the family dynamics, the caretakers' dynamics.”

The community partners are then able to take on the responsibility of helping the family with their very specific needs. For example, if someone has a suspended license, the appropriate organization will take the lead on helping the family navigate through the steps to resolve the issue. 

“It’s not just getting the kid through the door, it’s trying to heal the family all together, as best we can, with what we have,” said Burke.

Unfortunately, if the student continues not to attend school, truancy court is the final step. This is very rare. 

Burke is one of three Attendance Advocates across the district. She says she couldn’t do it without her partners Renny Turner (Northwest Area Network) and Maurice Henriques (East Area Network).

“We are such a good, cohesive group. We’re very unified. If we need a phone call or we need to bounce ideas off one another, we’re always there for each other.”

East Area Network Engagement Specialist Elton Davis, along with his partners Raquel Ramirez (Southwest Area Network) and Dwayne Davis (Northwest Area Network) work with students and families at the High School level who are not attending school or who are disengaged when they are in school. They also work very closely with school Counselors, Mental Health Advocates, the SPED Department, Admins, Teachers, Community Liaisons, Prevention/Interventionists and of course the Attendance Advocates as students transition to High School.

“We work with students who are not attending,” said Davis. “We also work to support our students that are in school on a daily basis, but for whatever reason, are not turning in their work. In both cases we want to get to the root cause of what’s happening and what’s keeping each student from being successful and trying to remove the barriers that we find to be the root cause. We put plans in place to support, or do whatever is necessary, to help each student in whatever way we can to help them be successful.”

Once identifying the needs of a student, Engagement Specialists work with the appropriate department or staff member to remove any barriers that might be in place. 

“If it's an academic issue then we connect with the Counseling Department,” added Davis. “If it’s a Mental Health need then we go to those supports. If it’s an issue of basic needs then we connect with our Community Liaisons, as well as our outside partners for support."

The teacher is always the first point of contact and will reach out to families to get information on how the school can support them. If this is unsuccessful, a Counselor and the Engagement Specialist will come in to assist. With fewer High Schools, Engagement Specialists are able to be involved in the day-to-day meetings and will generally be involved in cases earlier on in the process. This could involve a home visit, observing the student in class and creating a plan with the student and the family. 

“If we haven’t seen a student and we haven’t been able to get in touch with them via email or phone calls, we really want to make sure that we put eyes on a student and see that everything is ok,” said Davis. “A lot of times that’s the best way to get in touch with people. There’s many reasons why we would need to do a home visit. They’ve become a regular practice, and also getting others in the school involved because of the benefit of having that face-to-face when we haven’t been able to for so long. Being able to get out and have some sort of connection for many has been an added benefit for us to get information as well as families being able to provide information.” 

Attendance Advocates and Engagement Specialists are willing to do anything to help students and families succeed. When they make a home visit, they will even help with technology assistance and basic needs. 

“When we have a family that feels like they are crumbling, it’s simple things like asking the family when winter is coming next week if they are ready for that, and when the mom looks at me with tears in her eyes and says I don’t have coats for my two girls, then I’m off to a Precious Child in Broomfield and I’m back to their house dropping off winter coats for the kids,” said Burke. “That just alleviates one thing for the mom, that she doesn’t have to pay for and she doesn’t have to worry about next week when the cold comes around.” 

“Maybe they’re having some sort of technology issues whether they don’t have Wi-Fi, or they are having trouble understanding how to get to their class remotely,” said Davis. “Being able to go to the home and walk through those issues with students and their parents has been beneficial. For a student or a family with connectivity issues, then touching base with the BVSD IT department or maybe the internet provider to help make sure that they have a hotspot available or have access to Wi-Fi so they can get on the internet. It's about doing what we can to support them to access their classes remotely or in-person. Getting out and truly being able to identify what are the reasons why they are having issues really helps to solve things as quickly as possible.”

Attendance Advocates and Engagement Specialists are just one of the many critical roles BVSD has in helping students with mental health needs and social/emotional support. 

“We don’t want, just like everybody in the district, we don't want anybody to be left without or to feel like they don’t have an option or that they are really stuck in the  place that they’re in,” said Davis. “We work really hard to make sure that we work with everybody and present everything that is available to them so we can help them find success in what area they need.” 

Los proponentes de la asistencia y los especialistas en participación derriban las barreras para ayudar a los niños a permanecer en la escuela y a tener una participación activa

“Nos reunimos como grupo, como comunidad y como sistema de apoyo para descubrir cuáles son las barreras para tratar de que los niños vayan a la escuela”, dijo Jodi Burke, proponente de la asistencia del área sudoeste. 

Los proponentes de la asistencia ayudan con los estudiantes y las familias en la escuela primaria y secundaria, mientras que los especialistas en participación ayudan con los estudiantes y las familias en la escuela preparatoria. Sin embargo, trabajan juntos como un equipo para apoyar a todos los estudiantes, junto con los consejeros, proponentes de la salud mental, maestros, administradores, enlaces comunitarios, prevencionistas e intervencionistas y muchos socios comunitarios.

La función principal de un proponente de la asistencia es asegurarse de que los estudiantes de primaria y secundaria asistan a la escuela. Si la escuela no tiene éxito después de tomar varias medidas para trabajar con la familia con el fin de que su hijo asista a la escuela, incluidas las llamadas telefónicas, cartas y conferencias, el caso se remitirá al proponente de asistencia. Ellos analizan qué barreras pueden estar impidiendo que un niño asista a la escuela.

“¿Es esta barrera un problema de transporte? ¿Tiene la familia electricidad, comida, ropa? Estamos llegando al fondo de lo que está sucediendo con la dinámica familiar que impide que este niño vaya a la escuela. También trabajamos con nuestros proponentes de la salud mental para comprender si hay un problema de ansiedad con los niños o si se trata de depresión. ¿Alguno de los padres padece de ansiedad o tiene problemas de salud mental? Y ahora con la pandemia de COVID, que sigue en curso, ¿se trata de un problema de salud? ¿Qué está sucediendo desde un punto de vista físico, mental?"   

Una vez que se descubren las barreras, los proponentes brindan apoyo y recursos para ayudar al estudiante y sus familias con el fin de que el niño vaya a la escuela.  

“Tenemos una reunión de mediación con una persona de fuera del distrito y creamos un plan de apoyo más grande sobre lo que vamos a hacer y cómo vamos a lograr que el niño vaya a la escuela”, agregó Burke. “Y luego, si eso no funciona, lo llevamos a otro nivel. Tenemos una reunión del equipo de revisión de ausentismo escolar y ahí es donde entra la comunidad. Trabajamos con Boulder Mental Health Partners, el departamento de Servicios Humanos y de Vivienda y diferentes recursos dentro de la comunidad que se unen en una mesa redonda en la que yo presento lo que está sucediendo con la familia. Hacemos una evaluación de necesidades y fortalezas de los niños y los adolescentes, en donde se desglosa lo que está sucediendo con la situación, con la dinámica familiar, la dinámica de los cuidadores”.

Los socios comunitarios pueden entonces asumir la responsabilidad de ayudar a la familia con sus necesidades muy específicas. Por ejemplo, si alguien tiene una licencia suspendida, la organización apropiada tomará la iniciativa para ayudar a la familia a tomar los pasos necesarios para resolver el problema. 

“No se trata solo de hacer que el niño entre a la escuela, se trata de curar a la familia todos juntos, lo mejor que podamos, con lo que tenemos”, dijo Burke.

Desafortunadamente, si el estudiante continúa sin asistir a la escuela, el siguiente paso involucra el tribunal de ausentismo escolar. Esto no ocurre a menudo. 

Burke es uno de los tres proponentes de la asistencia de todo el distrito. Ella dice que no podría hacerlo sin sus socios Renny Turner (área noroeste) y Maurice Henriques (área este).

“Somos un grupo tan bueno y bien cohesionado. Estamos muy unidos. Si necesitamos una llamada telefónica o necesitamos intercambiar ideas, siempre estamos ahí para ayudarnos".

El especialista en participación del área este, Elton Davis, junto con sus socios Raquel Ramirez (red sudoeste) y Dwayne Davis (red noroeste) trabajan con los estudiantes y las familias que están en el nivel de la escuela preparatoria y que no asisten a la escuela o que no participan activamente cuando están en la escuela. También trabajan muy de cerca con los consejeros escolares, proponentes de la salud mental, el Departamento de Educación Especial, administradores, maestros, enlaces comunitarios, prevencionistas e intervencionistas y, por supuesto, con los proponentes de la asistencia, a medida que los estudiantes pasan a la escuela preparatoria.

“Trabajamos con estudiantes que no asisten”, dijo Davis. “También trabajamos para apoyar a nuestros estudiantes que están en la escuela a diario, pero quienes por alguna razón, no están entregando su trabajo. En ambos casos, queremos llegar a la causa raíz de lo que está sucediendo y lo que impide que cada estudiante tenga éxito y tratar de eliminar las barreras que consideramos que son esa causa. Ponemos en marcha planes para apoyar o hacer lo que sea necesario para ayudar a cada estudiante en todo lo que podamos para que tengan éxito".

Una vez identificadas las necesidades de un estudiante, los especialistas en participación trabajan con el departamento o miembro del personal correspondiente para eliminar cualquier barrera que pudiera existir. 

“Si se trata de un problema académico, nos conectamos con el Departamento de Asesoría”, agregó Davis. “Si es una necesidad de salud mental, entonces acudimos a esos apoyos. Si se trata de una cuestión de necesidades básicas, nos conectamos con nuestros enlaces comunitarios, así como con nuestros socios externos para obtener apoyo".

El maestro es siempre el primer punto de contacto y se comunicará con las familias para obtener información sobre cómo la escuela puede apoyarlas. Si esto no tiene éxito, un consejero y el especialista en participación vendrán para ayudar. Con menos escuelas preparatorias, los especialistas en participación pueden participar en las reuniones del día a día y, por lo general, participarán en los casos más temprano en el proceso. Esto podría involucrar una visita al hogar, observar al estudiante en clase y crear un plan con el estudiante y la familia. 

"Si no hemos visto a un estudiante y no hemos podido ponernos en contacto con él por correo electrónico o llamadas telefónicas, realmente queremos asegurarnos de conectarnos con el estudiante y ver que todo esté bien", dijo Davis. “Muchas veces esa es la mejor manera de ponerse en contacto con la gente. Hay muchas razones por las que necesitaríamos hacer una visita domiciliaria. Se han convertido en una práctica habitual, y también ayuda a involucrar a otros en la escuela debido al beneficio de tener interacciones cara a cara cuando no hemos podido hacerlo durante tanto tiempo. Poder salir y tener algún tipo de conexión para muchos ha sido un beneficio adicional. Nos ha ayudado a obtener información, y a las familias les ha ayudado a brindarla”. 

Los proponentes de la asistencia y los especialistas en participación están dispuestos a hacer cualquier cosa para ayudar a que los estudiantes y las familias tengan éxito. Cuando hacen una visita domiciliaria, incluso ayudan con asistencia tecnológica y necesidades básicas. 

“Cuando tenemos una familia que siente que se está desmoronando, son cosas tan simples como preguntarle a la familia si están listos para el invierno que viene la próxima semana, y cuando la mamá me mira con lágrimas en los ojos y dice: 'no tengo abrigos para mis dos hijas', y yo salgo en camino a Precious Child en Broomfield y regreso a su casa dejando abrigos de invierno para las niñas”, dijo Burke. "Eso solo alivia una cosa para la mamá, para la cual no tiene que pagar y de la que no tiene por qué preocuparse cuando llegue el frío la semana próxima". 

“Quizás estén teniendo algún tipo de problemas tecnológicos, ya sea que no tengan servicio de internet inalámbrico o tengan problemas para entender cómo ingresar a su clase de manera remota”, dijo Davis. “Ha sido beneficioso poder ir a casa y analizar esos problemas con los estudiantes y sus padres. En el caso de un estudiante o de una familia con problemas de conectividad, habrá que ponerse en contacto con el Departamento de Informática del BVSD o tal vez con el proveedor de internet para asegurarse de que tengan una zona de cobertura inalámbrica disponible o que tengan acceso a Wi-Fi para que puedan conectarse a internet. Se trata de hacer lo que podamos para ayudarlos a ingresar a sus clases de forma remota o en persona. Salir y ser verdaderamente capaz de identificar cuáles son las razones por las que tienen problemas realmente ayuda a resolver las cosas de la manera más rápida posible".

Los proponentes de la asistencia y los especialistas en participación son solo uno de los papeles críticos que tiene el BVSD para ayudar a los estudiantes con necesidades de salud mental y apoyo socioemocional. 

“Al igual que todos en el distrito, no queremos que nadie se quede sin opciones o que sienta que no tiene una opción o que está realmente atrapado en el lugar en el que está”, dijo Davis. “Trabajamos muy duro para asegurarnos de trabajar con todos y de presentarles todo lo que está disponible para que podamos ayudarlos a encontrar el éxito en el área que necesitan”. 


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