Facilities Team Keeps BVSD Going

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At any given time, BVSD’s facilities teams are juggling upwards of 300 maintenance work orders in the Service Now system, according to Building Maintenance Supervisor Frank Martinez. 

“We probably get an average of 15 new orders each day that come in just for the Buildings Team,” Martinez explained. 

BVSD’s Facilities staff are organized into teams by area of expertise/responsibility: Buildings (managing building maintenance), HVAC (responsible for clean air and comfortable temperatures), Trades (plumbing, electrical, and life safety systems), Grounds (everything outside - landscaping, playgrounds, snow and ice removal, tracks, fields, irrigation, etc.), environmental (maintaining indoor environmental quality), and custodial (keeping it all clean and sanitized).

The outstanding work orders are where the team starts when planning work for the week. 

“If there's a risk of a student getting hurt, or injured, because of a deficiency in the building, that's our number one priority,” Martinez explained. 

The safety priority is followed closely by taking care of something that might cause a distraction or disruption in the school day, and then what they call “break and fix” tasks--lights that are out, a dripping faucet, etc. 

Then there are the “unexpecteds,” as Martinez calls them—pipe breaks, power outages—situations that immediately go to the top of the priority list because of the scale and urgency. 

“We call these ‘show-stoppers’,” Martinez said. 

Trades supervisor Dillon Recen likes to quote Mike Tyson when describing these situations, “Everyone thinks they have a plan until they get punched in the mouth.”

Martinez estimates these types of incidents come up a couple of times a month through the school year. These are situations that have the potential to cancel school for a day or more. The impact of something like a broken pipe is immediate, with water pouring through the ceiling, damaging materials and disrupting the activities of a classroom. The scope of impact grows if water needs to be shut off to an area of the building which affects restrooms, drinking fountains, sinks, and potentially food-preparation. 

This spring, Facilities staff had to respond to two different water main breaks at Eldorado K-8 and Platt Middle that cut off the domestic water supply to the schools. At Eldorado K-8, staff were able to bring in bottled water and  a water supply truck, but there were not enough porta-potties available for the building. To keep the school open, Facilities staff were on hand to help flush toilets with buckets of water. 

“At the end of the day, whatever we need done, they do,” Recen said of the Facilities Team. “And you know you’re doing it for the kids and the teachers too.”

These types of “show-stopper” incidents can escalate to all-hands-on deck situations with Facilities staff from multiple departments responding. It can even necessitate bringing in the environmental team, to assess if asbestos materials have been damaged. 

The Marshall Fires were an example of an all hands-on-deck incident with numerous members of the Facilities team activating to do what was necessary to get schools back online. More recently, a couple of glycol spills at Monarch High activated multiple Facilities teams, including plumbing, HVAC, and environmental. 

“Yeah, that's the beauty of the maintenance team. Even though we are structured into separate trade groups, overall we work together as a team when these big emergency events take place. We bring in the proper expertise for each incident and whatever trade is needed for it we have that in house. This way we can deploy people immediately and take care of these issues rather than waiting on a contractor,” Martinez explained. 

The team is aware that emergencies may interrupt their day at any time. Emergency situations can also interrupt their evenings, weekends, or holidays. Most of the 53 members of the Facilities Team are considered essential personnel and are on-call for emergencies whenever they come up. Pipe breaks and power outages can occur at any time. The Marshall and NCAR fires started over school breaks and had the Facilities team working extended hours to make sure school could open. Commonly, the snow team, which includes the Grounds crew and custodians, is on alert and activated in the early morning hours to make sure schools can open. 

“I think a lot of people are not aware of what it takes to keep a building operational until something goes wrong and it threatens them being able to have class and they realize how important our jobs are to keep the buildings going. So it's good to have a team that can respond to things like that to keep these buildings operating and keep the kids in school,” Martinez remarked.

“Board policy calls them essential personnel, but I call them impressively responsive,” director of facilities Molly McLoughlin said, describing her staff. 

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El equipo de Cuidado de Instalaciones mantiene en marcha al BVSD  

Los equipos encargados de las instalaciones del BVSD manejan, en todo momento, más de 300 encargos de trabajo en el sistema Service Now, de acuerdo a Frank Martinez, supervisor de mantenimiento de edificios.  

“Tenemos, probablemente, un promedio de 15 encargos al día solo para el equipo de edificios”, explica Martinez.  

El personal de instalaciones del BVSD está organizado en equipos según su área de especialización/responsabilidad: edificios (encargado del mantenimiento de estos), HVAC (responsable de que el aire esté limpio y la temperatura sea agradable en el interior), oficios (fontanería, electricidad, sistemas de seguridad), terrenos (todo lo que está al aire libre, p. ej., jardines, patios de recreo, eliminación de nieve y hielo, pistas, campos de deporte, irrigación), ambiental (mantenimiento de la calidad medioambiental en el interior) y limpieza (encargado de que todo esté limpio y saneado). 

Cuando el equipo planea el trabajo de la semana, empiezan por los encargos pendientes. 

“Si, debido a una deficiencia en un edificio, los estudiantes corren peligro de lastimarse o lesionarse, esa deficiencia pasa a ser prioridad número uno”, explica Martinez. 

Siguiendo de cerca a los problemas de seguridad, tenemos los incidentes susceptibles de causar un trastorno o interrupción de la jornada escolar y, tras ellos, las tareas de reparación (la luz que no funciona, el grifo que gotea, etc.).    

Y luego vienen los “inesperados”, como los llama Martinez: tuberías rotas, cortes de electricidad, situaciones que inmediatamente saltan al primer puesto de la lista por su magnitud y urgencia.   

“Los llamamos incidentes prioritarios “, dice Martinez.  

Al supervisor de oficios, Dillon Recen, le gusta citar a Mike Tyson cuando describe estas situaciones: “Todo el mundo piensa que tiene un plan hasta que recibe un puñetazo en la boca”. 

Martinez calcula que este tipo de incidentes surgen un par de veces al mes durante el año escolar. Son situaciones que podrían provocar el cierre de las escuelas durante un día o más. El impacto de algo como una tubería rota es inmediato: el agua traspasa el techo dañando materiales e interrumpiendo las actividades de la clase. El alcance del impacto aumenta si hay que cerrar el agua en una zona del edificio, lo que afecta a los baños, las fuentes, los fregaderos y, potencialmente, la preparación de comidas. 

Esta primavera, el equipo de instalaciones tuvo que responder a dos roturas de cañerías en Eldorado K-8 y Platt que interrumpieron el suministro de agua a las escuelas. En Eldorado K-8, el personal consiguió traer agua embotellada y un camión con agua, pero no había suficientes baños portátiles para el edificio. Para mantener la escuela abierta, el personal de instalaciones ayudó, con cubos de agua, a hacer correr el agua en los inodoros.  

“En última instancia, cualquier cosa que necesitamos que se resuelva, la resuelven”, dice Recen, del equipo de instalaciones. “Y uno sabe que lo está haciendo por los niños y, también, por los maestros”. 

Estos ”incidentes prioritarios” pueden convertirse en situaciones que exigen que todos se pongan manos a la obra con la participación de personal de instalaciones de múltiples equipos. Puede que incluso tenga que acudir el equipo medioambiental para valorar si hubo daños en los materiales que contienen asbestos.   

El Incendio Marshall fue un ejemplo de este tipo de incidentes, con la activación de numerosos miembros de instalaciones para hacer lo necesario con el fin de que las escuelas volvieran a estar conectadas a internet. Más recientemente, un par de vertidos de glicol en la preparatoria Monarch movilizaron a varios equipos de Instalaciones, entre ellos, los de oficios (fontanería), HVAC y medioambiental. 

“Sí, eso es lo bonito del equipo de instalaciones. Aunque estamos organizados en diferentes grupos, en general, trabajamos juntos como equipo cuando estos sucesos urgentes ocurren. Traemos los especialistas adecuados a cada incidente, y cualquier oficio que necesitemos, lo tenemos en casa. De esta manera podemos desplegar gente de inmediato y ocuparnos de estos asuntos, en lugar de esperar a un especialista de fuera”, explica Martinez.  

El equipo es consciente de que una emergencia puede alterar la jornada en cualquier momento. Una emergencia puede interrumpir, también, una noche, un fin de semana o unas festividades. La mayoría de los 53 miembros del equipo de instalaciones son considerados trabajadores esenciales y están de guardia para posibles emergencias. Roturas de cañerías y cortes de electricidad pueden ocurrir en cualquier momento. Los incendios Marshall y NCAR empezaron durante vacaciones escolares y el equipo de instalaciones trabajó durante horas extra para garantizar que las escuelas pudieran abrir. Por lo común, el equipo encargado de la nieve, que incluye las patrullas de terrenos y limpieza, está de guardia antes del amanecer para evitar el cierre de las escuelas. 

“Creo que mucha gente no es consciente de lo que cuesta mantener un edificio operativo, hasta que algo va mal y amenaza la posibilidad de tener clase, y entonces se dan cuenta de qué tan importantes son nuestros trabajos y mantener en funcionamiento nuestros edificios. Así que es bueno tener un equipo que responda a este tipo de situaciones, que mantenga los edificios operativos y a los niños en el salón”, señala Martinez. 

“La política del Consejo los denomina personal esencial, pero yo los llamo los impresionantemente responsables“, comenta la directora de instalaciones Molly McLoughlin cuando describe a sus trabajadores.