Boulder Valley School District

Leadership Profile: Director of enrollment leads yet another technological transformation for BVSD, as Open Enrollment gets underway

Mike Wilcox
Randy Barber

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After 16 years as Boulder Valley School District’s director of enrollment, it's hard to imagine Mike Wilcox in any other job. If things had gone differently, however, he might have been covering  BVSD as a reporter, flood mapping our construction sites, or perhaps treating our students as a doctor.

After serving four years in the Navy (which we will discuss later), Wilcox went to the University of Colorado Boulder on the GI Bill and was ready for a change.

“I finished my service, during the first Gulf War, and knew that I did not want to continue on that route,” Wilcox recalled. “I had dedicated myself to service, but wanted to do it in a more constructive way. I wanted to help people. So I thought about being a doctor and tried to get into CU Med school.”

“I wasn't swinging the math, but I can count, so I'm here,” Wilcox added with a laugh.

It was a long and winding path to the position he has today, which facilitates all of the district’s enrollment processes, from students that are registering in their neighborhood school or the many that choose to apply for the lottery for the chance to move to another school in the district.

“Weirdly I finished with a degree in journalism because I had to pick something other than medicine at CU Boulder,” Wilcox said. 

Stranger yet, he had applied for a job as a reporter at The Lafayette News, but positions were hard to get, as the newspaper industry shrunk. 

He ended up falling back on his skills from his time in the military and did commercial cartography and flood mapping for a while, but eventually those opportunities dried up too. Before the pink slips arrived, he picked up programming from colleagues and that ultimately led Wilcox to a passion that he calls his “true career.”

After getting laid off, he went back to school – this time for IT and as fate would have it, that degree brought him to education. 

The digital revolution in educational records

He was hired by the Colorado Department of Education, as they were working to implement its first-ever student record system.

“I was part of the original team that did the state ID,” Wilcox said. “The thing that made it difficult was state assessments were under fire. Some parents worried about ‘Big Brother’ and didn’t want the state tracking their kid at all.”

In the end, he and his team were able to get all 178 school districts onboard and now it's hard to imagine running a school and especially a school district without computers.

“When a project like this successfully rolls out, you really feel the industry move,” Wilcox said.

Eventually, he was hired by BVSD Director Assessment Dr. Jonathan Dings (back when assessment and enrollment were more closely aligned), to help BVSD with its transition.

“When I first got here, we were working with the State archives to actually move cases of handwritten enrollment records to state archives. They came with a big truck,” Wilcox remembered. 

He says the old, hand-written enrollment cards were beautiful.

“They were three by five inch cards with colored ink and flowing cursive script from the turn of the century,” Wilcox said.

While the move to zeros and ones has revolutionized student records, making it far easier to keep tabs on students and provide them with the support they need – the old paper cards were not only prettier but stand the test of time better too.

“Those three by five cards were in great condition, 100 plus years after the fact. We’ve run into issues with microfilm. Now, with digital files, Adobe PDFs are considered the norm, but Adobe 7 files are now unreadable by the latest version of the company’s programs,” Wilcox said.

Additionally, families are now providing their documentation for enrollment, like utility bills and mortgage payments electronically – but sometimes it takes a while before the system is ready for the newest file formats.

“Our system couldn't pick up the new Apple iPhone HEIC files for the images,” Wicox said.

Overseeing yet another technological change

Over Wilcox’s career, he’s seen multiple technological revolutions. 

“First [technology infiltrated] the records, then it was open enrollment, then we saw the lotteries turned electronic,” Wilcox said. “So I've been lucky enough in my career to have that challenge constantly in front of me. And even though sometimes you get tired, solving those problems is really exciting.”

Over the past year, BVSD has made another big leap, this time moving its entire enrollment process to a new enrollment-focused software, called SchoolMint.

“It was designed to handle enrollment and open enrollment at a school. We’ve been working with the company to expand its functionality for school districts, like ours,” Wilcox said. 

Of course, today one of BVSD’s biggest challenges is declining enrollment. It, however, isn’t the first time that the district and Wilcox has faced this problem.

“When I was hired [16 years ago], the superintendent looked me in the eye and said, what are you going to do to increase enrollment?” Wilcox recalled.

Today, like then, he believes that his team is a crucial element in attracting new families, by making the enrollment process as easy as possible, within the constraints set by Board of Education policy and offering high quality customer service.

As you can imagine, this time of year, during the Open Enrollment window, his team gets a lot of phone calls and emails from parents, who need help in understanding how the system works and the steps they need to take.

“No question is a stupid question,” Wilcox said. “We answer to the best of our ability.”

The new SchoolMint system should help, by making the process a little more intuitive, providing a SchoolFinder which will give parents an ability to search and sift through our schools and their offerings and providing administrators more data, which can help fuel decision-making as we continue to look to address the issue.

Still, the department will brace for those big moments, when an impressive number of people are flowing through the system and it is their time to shine.

“Open enrollment is all about the deadlines, so when the window opens, parents jump on that application and we have more than 800 now,” Wilcox said on November 3, just a couple days after the Open Enrollment window had opened. “We might see as many as 6,000 applications.”

And as you might imagine there are some stressful moments along the way. While they check and double-check everything before each stage, they have to be ready to respond if something doesn’t go the way they planned or intended – whether it is something with the application, the lottery or placement of students in schools.

He says the scariest day of the year is in January, when the notices go to families for open enrollment. 

“It is high risk, high tension. If you screw up the lottery, it goes out in the letters and everyone gets hit at once,” Wilcox said. “Of course we check and double check and hope to catch everything beforehand, but we hold our breath when we send out those notices. Parents will definitely let us know if something isn’t right.”

Another moment of high stress for his team is at the start of the school year.

“As the start of school approaches, we are trying to make sure that every student has a seat before classes start and that they have the support needed to start the year on the right foot. For instance, Enrollment teams up with other departments to help up to 1,000 families through the registration process, signing up for Free and Reduced lunch and other needs before classes start,” Wilcox said. “We work hard to not get overwhelmed, and we take great care and pride in our work.”

Get to Know Mike

Here are a few more details, so you can get to know our Director of Student Enrollment

Wilcox, Mike Wilcox

Just like 007, Mike’s cool and calm demeanor made him a perfect candidate for espionage.

After finishing high school, he joined the Navy and finished second in his class, giving him the ability to choose his career path – espionage. 

“I wanted to be a spy,” Wilcox acknowledged. 

Instead of serving on a battleship or aircraft carrier, where his height would have likely resulted in bruises from the bulkheads, he instead served in Norfolk, Virginia in a windowless building that played Muzak all hours of the day and night.

“It was awful. Music was piped through the walls 24/7, so no one could hear what was happening inside,” Mike remembered. “We were doing intel, bomb damage assessment and cruise missile planning, so there were a lot of computers and lots of satellite imagery.”

Black belt, second degree

After joining the Navy, Mike got into martial arts.

“I did Taekwondo because I was tall and skinny and was getting beat up,” Mike said with a laugh.

His teacher was a former Korean special forces soldier, who had been taught by a general and competed and won the first-ever world-level competition in Taekwondo.

“He was the real deal. He was an 8th degree in both Taekwondo and Kung Fu when I was learning under him,” Wilcox said. “Magnificent guy. Great instructor.”

After he left the service, Mike went to school at the University of Colorado Boulder and competed at the highest levels.

“By that time I was really into it, yeah, I absolutely was in the hunt. I went to nationals at Berkeley, and placed fourth. If I had medaled, I could have tried out for the Olympics,” Wilcox said.

Today, one of Mike’s daughters has followed his footsteps.

“She absolutely loves sparring,” Wilcox said. “We mix it up in my house. We push all the furniture aside, and it's like, ‘let's go.”

Wilcox says he earned black belt, second degree, but decided not to pursue higher ranks, because he is a family man.

Lovin’ life on the lake

From an early age, Mike has found joy in exploring the outdoors. He was born in Denver, but was raised in the dusty, desert town of Cave Creek, Arizona, where he often spent time in bat-filled caves.

“I grew up in the desert,” Mike said. “It was a very outdoorsy lifestyle. No one watched TV. We were always outside.”

He knew that he wanted to return to Colorado and raise his family of four here, including two now grown children and two teenage twin girls who are freshmen in high school. 

On weekends, you can often find him in the mountains.

“I’m an outdoorsman. I love hunting. I love fishing. So we stay out there as much as we possibly can,” Mike said. 

And when it is warmer, the family often is on the water.

“We have a place in Nebraska on a lake, so we get sunburned as much as we can,” Mike said.

Perfil de liderazgo: El director de inscripción lidera otra transformación tecnológica para el BVSD, a medida que comienzan la inscripciones abiertas

Después de 16 años como director de inscripción del Distrito Escolar del Valle de Boulder, es difícil imaginar a Mike Wilcox en cualquier otro trabajo. Sin embargo, si las cosas hubieran sido diferentes, podría haber estado cubriendo el BVSD como reportero, mapeando las inundaciones de nuestras obras de construcción o tal vez tratando a nuestros estudiantes como médicos.

Después de servir cuatro años en la Marina (lo cual discutiremos más adelante), Wilcox fue a la Universidad de Colorado Boulder con el GI Bill y estaba listo para un cambio.

“Terminé mi servicio durante la primera Guerra del Golfo y supe que no quería continuar por esa ruta”, recordó Wilcox. “Me había dedicado al servicio, pero quería hacerlo de una manera más constructiva. Quería ayudar a la gente. Entonces pensé en ser médico y traté de ingresar a la escuela de medicina de CU”.

“No estaba haciendo buenos cálculos, pero puedo contar, así que estoy aquí”, añadió Wilcox riéndose.

Fue un camino largo y tortuoso hasta el puesto que ocupa hoy, que facilita todos los procesos de inscripción del distrito, desde los estudiantes que se inscriben en la escuela de su barrio hasta los muchos que optan por aplicar a la lotería para tener la oportunidad de mudarse a otra escuela en el distrito.

“Extrañamente terminé mi licenciatura en periodismo porque tuve que elegir algo más que medicina en CU Boulder”, dijo Wilcox. 

Lo más extraño aún es que había solicitado un trabajo como reportero en The Lafayette News, pero los puestos eran difíciles de conseguir a medida que la industria periodística se reducía. 

Terminó recurriendo a sus habilidades de su tiempo en el ejército e hizo cartografía comercial y mapeo de inundaciones por un tiempo, pero eventualmente esas oportunidades también se agotaron. Antes de que llegaran las cartas de despido, aprendió a programar de sus colegas y eso finalmente llevó a Wilcox a una pasión que él llama su “verdadera carrera”.

Después de ser despedido, volvió a la escuela, esta vez para estudiar IT y, según el destino, esa carrera lo llevó a la educación. 

La revolución digital en los registros educativos

Fue contratado por el Departamento de Educación de Colorado, mientras trabajaban para implementar su primer sistema de registro de estudiantes.

"Yo era parte del equipo original que hizo la identificación estatal", dijo Wilcox. “Lo que lo hizo difícil fue que las evaluaciones estatales estaban bajo fuego. Algunos padres se preocuparon por el ‘Gran Hermano’ y no querían que el estado rastreara a sus hijos en absoluto”.

Al final, él y su equipo lograron incorporar a los 178 distritos escolares y ahora es difícil imaginar administrar una escuela y especialmente un distrito escolar sin computadoras.

"Cuando un proyecto como este se implementa con éxito, realmente se siente que la industria se mueve", dijo Wilcox.

Finalmente, fue contratado por el Dr. Jonathan Dings, director de Evaluación del BVSD (cuando la evaluación y la inscripción estaban más estrechamente alineadas), para ayudar al BVSD con su transición.

“Cuando llegué aquí por primera vez, estábamos trabajando con los archivos estatales para trasladar casos de registros de inscripción escritos a mano a los archivos estatales. Vinieron en un camión grande”, recordó Wilcox. 

Dice que las antiguas tarjetas de inscripción escritas a mano eran hermosas.

“Eran tarjetas de tres por cinco pulgadas con tinta de colores y escritura cursiva fluida de principios de siglo”, dijo Wilcox.

Si bien el cambio a ceros y unos ha revolucionado los registros de los estudiantes, haciendo que sea mucho más fácil controlarlos y brindarles el apoyo que necesitan, las antiguas tarjetas de papel no sólo eran más bonitas sino que también resistían mejor la prueba del tiempo.

“Esas tarjetas de tres por cinco estaban en excelentes condiciones, más de 100 años después del hecho. Hemos tenido problemas con el microfilm. Ahora, con los archivos digitales, los PDF de Adobe se consideran la norma, pero los archivos de Adobe 7 ahora no pueden leerse con la última versión de los programas de la compañía”, dijo Wilcox.

Además, las familias ahora proporcionan electrónicamente su documentación para la inscripción, como facturas de servicios públicos y pagos de hipoteca, pero a veces pasa un tiempo antes de que el sistema esté listo para los formatos de archivo más nuevos.

"Nuestro sistema no pudo captar los archivos HEIC del nuevo Apple iPhone para las imágenes", dijo Wicox.

Supervisando otro cambio tecnológico

A lo largo de su carrera, Wilcox ha visto múltiples revoluciones tecnológicas. 

“Primero [la tecnología se infiltró] en los registros, luego se abrió la inscripción y luego vimos que las loterías se volvieron electrónicas”, dijo Wilcox. “Así que he tenido la suerte de tener ese desafío constantemente frente a mí en mi carrera. Y aunque a veces uno se cansa, resolver esos problemas es realmente apasionante”.

Durante el año pasado, el BVSD dio otro gran salto, esta vez trasladando todo su proceso de inscripción a un nuevo software centrado en la inscripción, llamado SchoolMint.

“Fue diseñado para manejar la inscripción y las inscripciones abiertas en una escuela. Hemos estado trabajando con la empresa para ampliar su funcionalidad para distritos escolares como el nuestro”, dijo Wilcox. 

Por supuesto, hoy en día uno de los mayores desafíos del BVSD es la disminución de la inscripción. Sin embargo, no es la primera vez que el distrito y Wilcox enfrentan este problema.

“Cuando me contrataron [hace 16 años], el superintendente me miró a los ojos y me dijo: ¿qué vas a hacer para aumentar la matrícula?”, recordó Wilcox.

Hoy, como entonces, cree que su equipo es un elemento crucial para atraer nuevas familias, facilitando al máximo el proceso de inscripción, dentro de las limitaciones marcadas por la política del Consejo de Educación y ofreciendo un servicio al cliente de alta calidad.

Como puede imaginar, en esta época del año, durante el período de inscripciones abiertas, su equipo recibe muchas llamadas telefónicas y correos electrónicos de padres que necesitan ayuda para comprender cómo funciona el sistema y los pasos que deben seguir.

"Ninguna pregunta es una pregunta estúpida", dijo Wilcox. "Respondemos lo mejor que podemos".

El nuevo sistema SchoolMint debería ayudar, al hacer el proceso un poco más intuitivo, proporcionando un SchoolFinder que brindará a los padres la capacidad de buscar y examinar nuestras escuelas y sus ofertas y brindar a los administradores más datos, que pueden contribuir a la toma de decisiones mientras seguimos intentando resolver el problema.

Aún así, el departamento se preparará para esos grandes momentos, cuando un número impresionante de personas fluya por el sistema y sea su momento de brillar.

“Las inscripciones abiertas tienen que ver con las fechas límite, por lo que cuando se abre el plazo de solicitud, los padres se lanzan y ahora tenemos más de 800”, dijo Wilcox el 3 de noviembre, apenas un par de días después de que se abriera el plazo de solicitud de Inscripciones Abiertas. "Podríamos ver hasta 6.000 solicitudes".

Y como pueden imaginar, hay algunos momentos estresantes en el camino. Si bien verifican una y otra vez todo antes de cada etapa, tienen que estar preparados para responder si algo no sale como lo planearon o pretendieron, ya sea algo relacionado con la solicitud, la lotería o la colocación de estudiantes en las escuelas.

Dice que el día más aterrador del año es enero, cuando se envían avisos a las familias sobre las inscripciones abiertas. 

“Es un riesgo alto, una tensión alta. Si arruinas la lotería, sale en las cartas y todos ganan a la vez”, dijo Wilcox. “Por supuesto que comprobamos una y otra vez y esperamos captar todo de antemano, pero contenemos la respiración cuando enviamos esos avisos. Los padres definitivamente nos avisarán si algo no está bien”.

Otro momento de gran estrés para su equipo es el inicio del año escolar.

“A medida que se acerca el inicio de clases, estamos tratando de asegurarnos de que cada estudiante tenga un asiento antes de que comiencen las clases y que tenga el apoyo necesario para comenzar el año con el pie derecho. Por ejemplo, el Departamento de Inscripción se asocia con otros departamentos para ayudar a hasta 1,000 familias a través del proceso de inscripción, inscribiéndose para recibir almuerzo gratuito o a precio reducido y otras necesidades antes de que comiencen las clases”, dijo Wilcox. "Trabajamos duro para no sentirnos abrumados y nos preocupamos mucho y nos enorgullecemos de nuestro trabajo".

Conozca a Mike

Aquí hay algunos otros detalles para que pueda conocer a nuestro director de Inscripción de estudiantes.

Wilcox, Mike Wilcox

Al igual que 007, el comportamiento tranquilo y sereno de Mike lo convirtió en un candidato perfecto para el espionaje.

Después de terminar la escuela preparatoria, se unió a la Marina y terminó segundo en su clase, lo que le dio la posibilidad de elegir su carrera profesional: el espionaje. 

“Quería ser espía”, reconoció Wilcox. 

En lugar de servir en un acorazado o portaaviones, donde su altura probablemente habría resultado en magulladuras en los mamparos, sirvió en Norfolk, Virginia, en un edificio sin ventanas que tocaba Muzak a todas horas del día y de la noche.

"Fue horrible. La música se transmitía a través de las paredes las 24 horas del día, los 7 días de la semana, para que nadie pudiera escuchar lo que estaba sucediendo adentro”, recordó Mike. "Estábamos haciendo información, evaluando los daños de las bombas y planificando misiles de crucero, por lo que había muchas computadoras y muchas imágenes satelitales".

Cinturón negro, segundo grado.

Después de unirse a la Marina, Mike se dedicó a las artes marciales.

“Hice Taekwondo porque era alto y delgado y me golpeaban”, dijo Mike riendo.

Su maestro era un ex soldado de las fuerzas especiales coreanas, que había sido enseñado por un general y compitió y ganó la primera competencia de Taekwondo a nivel mundial.

"Ese fue el trato real. Él tenía octavo grado tanto en Taekwondo como en Kung Fu cuando yo estaba aprendiendo con él”, dijo Wilcox. “Un tipo magnífico. Gran instructor.”

Después de dejar el servicio, Mike fue a la escuela en la Universidad de Colorado Boulder y compitió al más alto nivel.

“En ese momento ya estaba realmente metido en ello, sí, absolutamente estaba en la búsqueda. Fui a los campeonatos nacionales en Berkeley y quedé en cuarto lugar. Si hubiera obtenido una medalla, podría haber intentado participar en los Juegos Olímpicos”, dijo Wilcox.

Hoy, una de las hijas de Mike ha seguido sus pasos.

"A ella le encanta el sparring", dijo Wilcox. “En mi casa nos mezclamos. Apartamos todos los muebles y decimos: "vámonos".

Wilcox dice que obtuvo cinturón negro, segundo grado, pero decidió no aspirar a rangos más altos porque es un hombre de familia.

Amando la vida en el lago

Desde temprana edad, Mike disfruta explorando el aire libre. Nació en Denver, pero se crió en la polvorienta y desértica ciudad de Cave Creek, Arizona, donde a menudo pasaba tiempo en cuevas llenas de murciélagos.

“Crecí en el desierto”, dijo Mike. “Era un estilo de vida muy al aire libre. Nadie vio la televisión. Siempre estábamos afuera”.

Sabía que quería regresar a Colorado y criar aquí a su familia de cuatro miembros, incluidos dos hijos ya adultos y dos gemelas adolescentes que son estudiantes de primer año de preparatoria. 

Los fines de semana es frecuente encontrarlo en la montaña.

“Soy un amante de la naturaleza. Me encanta cazar. Me encanta pescar. Así que permaneceremos ahí tanto como podamos”, dijo Mike. 

Y cuando hace más calor, la familia suele estar en el agua.

"Tenemos un lugar en Nebraska en un lago, por lo que nos quemamos con el sol tanto como podemos", dijo Mike.


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