Multiple crises had the BVSD Facilities teams operating in high gear for days

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The hurricane force winds that whipped the Marshall grass fire into a historic firestorm were just the beginning of a multi-day, multi-crisis response for BVSD’s Facilities team. 

Extreme high winds in the morning ahead of a winter storm that was rolling in on Dec. 30 had Frank Martinez, Buildings Maintenance Supervisor and Dillon Recen, Trades Maintenance Supervisor anticipating they would be dealing with wind-related damage in the coming days before students and staff returned from Winter Break.  

“It caught my attention when I was called by Troy (Russell, Electrician and Trades Lead) about the extreme winds in southwest Boulder because it’s not unusual to get strong winds there,” Recen said. He recalled that Russell also mentioned that the wind had started a grass fire south of Boulder. 

Not long after that call, staff learned that the wind had caused power to go out at eight schools in Boulder, putting them at risk for frozen pipes as the predicted winter storm moved in. Recen and members of the Facilities team started looking at the possibility of a prolonged outage and planning for mitigating the risk of broken pipes. With a web of pipes throughout school buildings, supplying domestic plumbing such as drinking fountains and sinks, as well as fire sprinklers and the HVAC system, multiple breaks could cause significant damage. 

“In terms of the confluence of events, it was ramping up to be bad,” Recen said of the situation.

While staff were developing a plan to turn off the water supply and drain the systems in order to protect the buildings in Boulder, the fire grew and utilities went out in Louisville and Superior. At one point the district had lost power, natural gas or both in 16 schools. Power was restored in Boulder before crews took action, reducing the risk there. Staff turned their immediate attention to the fire and the fate of the buildings in Louisville and Superior. 

Like so many members of our community, BVSD staff watched in horror as flames roared into the towns. Staff anxiously watched security camera feeds from schools and monitored the fire’s progress, wondering what the fate of our school buildings would be. Early after the blaze ignited, BVSD’s HVAC staff were able to turn off ventilation systems and close exterior dampers to limit the intrusion of combustion byproducts, but there was little else that could be done to protect the buildings. 

Late on Dec. 30, it seemed our buildings had been spared. A few members of the Maintenance team and district leaders were allowed into the burn area the next day to check on the buildings. In those early visits to schools, staff assessed the condition of the buildings to determine what needed to be done and if it was even possible to reopen schools as planned on Jan. 5. 

“I was amazed and relieved on that first day we were allowed back into the schools,” Molly McLoughlin, Director of Facilities said. “There was very little ash or soot in the buildings. The only places it entered were under door sweeps or through leaky windows or skylights.”

The winter storm that brought welcome moisture and the end of the fire also brought freezing temperatures and associated other challenges. The immediate threat of the fire was gone, but with no power and natural gas, the danger of freezing pipes remained. Once crews had access to the schools they began draining the plumbing systems to try to mitigate freeze damage. The prospect of how to clean buildings without heat, power or water also loomed.

The district was granted more access to buildings on Saturday, Jan. 1 and our Maintenance crews mobilized. 

“When we got the information that the district was still planning to open schools on Jan. 5 as scheduled, we knew it would be hard. We didn’t wonder if we could do it, but tried to figure out how we would do it,” Recen explained. 

Immediately, Martinez contacted local remediation companies ATI and ServPro for support with cleaning buildings. Over the next several days, power was returned to schools, and staff performed a marathon of repairing pipes and wind damage (in the fire zone and other parts of the district); supporting contracted restoration crews; deploying 160 hand washing stations and filling them with 3200 gallons of water, delivering 31 pallets of drinking water, and numerous other as needed tasks. 

“We were so tired, but then we would drive from one school to another through burned neighborhoods, and it didn’t matter. We knew we had to keep going to get the schools open,” Recen commented.

Staff gave up holiday plans and scheduled days off and came in to help. More than 150 contracted staff joined 58 BVSD staff members working in 12 hour shifts or longer to tackle the work. They got the job done and schools opened on schedule. Mother Nature had one more punch though, with another storm that dropped several inches of snow and called on Maintenance crews to mobilize once again. 

Both Recen and Martinez commented that this was the most challenging experience in their 14 and 17 years with the district respectively, even surpassing the 2013 flood. 

“I’m incredibly proud of this team,” Martinez remarked. “Teamwork is how we got it done. We were all in it together and everyone stuck together until it was done.”

 

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Varias crisis obligaron al equipo de Instalaciones del BVSD a trabajar arduamente por muchos días

Los vientos huracanados que transformaron al incendio Marshall en una histórica  tormenta de fuego  fueron solo el comienzo de las crisis de varios días a las que respondió el Equipo de Instalaciones del BVSD.

Debido a los vientos extremadamente fuertes la mañana del 30 de enero antes de una tormenta de invierno que se aproximaba, Frank Martinez, supervisor de mantenimiento de instalaciones, y Dillon Recen, supervisor de mantenimiento de oficios, anticiparon daños causados por el viento en los días antes de que los estudiantes y empleados regresarían de las vacaciones de invierno.

“Me llamó la atención cuando Troy (Russell, electricista y jefe de oficios) me llamó para hablar de los vientos increíblemente fuertes en el sudoeste de Boulder, porque no es inusual tener vientos fuertes en esa área", dijo Recen. Recordó que Russell también mencionó que el viento había creado un incendio de pasto al sur de Boulder.

Poco tiempo después de la llamada, el personal se enteró de que el viento causó un apagón eléctrico en ocho escuelas en Boulder, poniéndolos en riesgo de tener tuberías congeladas cuando llegara la tormenta de invierno. Recen y miembros del equipo de Instalaciones comenzaron a imaginar la posibilidad de un apagón prolongado y planearon mitigar el riesgo de tuberías dañadas. Los edificios escolares cuentan con redes de tuberías que suministran las fuentes de agua y los lavabos, al igual que los rociadores para incendios y los sistemas de calefacción, ventilación y aire acondicionado, por lo que varias rupturas podrían causar un daño significativo.  

“Considerando todos los eventos que estaban sucediendo a la misma vez, la situación prometía ser muy devastadora", dijo Recen sobre la situación.

Mientras que el personal desarrollaba un plan para apagar el suministro de agua y vaciar los sistemas para proteger los edificios en Boulder, el incendio continuó creciendo e interrumpió los servicios públicos en Louisville y Superior. En un momento, 16 de las escuelas del distrito perdieron la electricidad o el servicio de gas natural, en algunos casos los dos al mismo tiempo. La electricidad fue restaurada en Boulder antes de que los equipos tomaran acción, resultando en un menor riesgo. El personal se dirigió inmediatamente al incendio y el estado de los edificios en Louisville y Superior. 

Junto con todos los miembros de nuestra comunidad, el personal del BVSD observó con horror mientras que las llamas consumieron a las ciudades. Ansiosamente, los empleados se mantuvieron atentos a la transmisión de las cámaras de seguridad en las escuelas y siguieron el progreso del incendio, preguntándose qué les pasaría a los edificios escolares. Poco después de que comenzó el incendio, el personal de HVAC del BVSD pudo apagar los sistemas de ventilación y cerrar los amortiguadores externos para limitar la entrada de subproductos combustibles, pero no había mucho más que pudieran hacer para proteger los edificios.

Al final del día del 30 de diciembre, parecía que nuestros edificios habían sobrevivido. Algunos miembros del equipo de mantenimiento y los líderes del distrito pudieron entrar al área del incendio el siguiente día para revisar los edificios. Durante esas primeras visitas, el personal evaluó la condición de los edificios para determinar qué sería necesario hacer y si sería posible abrir las escuelas según lo planeado el 5 de enero.

“Me sentí asombrada y aliviada ese primer día que nos dejaron regresar a las escuelas”, dijo Molly McLoughlin, directora de Instalaciones. “No había mucho hollín ni cenizas en los edificios. Los únicos lugares por donde entró fueron bajo las puertas o a través de ventanas o tragaluces permeables”.

La tormenta de invierno que trajo consigo la muy necesaria nieve después del incendio también resultó en temperaturas de congelación y otros desafíos. Aunque había desaparecido el riesgo inmediato del incendio, la falta de electricidad y gas natural significaba que las tuberías estaban en peligro de congelarse. Una vez que los equipos entraron a las escuelas, ellos comenzaron a drenar los sistemas de plomería para tratar de evitar que se congelaran. Ahora tenían que enfrentarse al problema de limpiar las escuelas sin calefacción, electricidad o agua.

El distrito obtuvo mayor acceso a los edificios el sábado 1 de enero y nuestros equipos de mantenimiento se lanzaron a trabajar.

“Cuando nos enteramos de que el distrito planeaba regresar a clases el 5 de enero como originalmente se había planeado, sabíamos que el trabajo sería duro. Nunca dudamos si podíamos hacerlo, más bien nos pusimos a pensar en cómo lograrlo”, explicó Recen.

Martinez inmediatamente se comunicó con dos compañías locales de recuperación, ATI y ServPro, para ayudar a limpiar los edificios. Durante los siguientes días la electricidad fue restaurada en los edificios y los empleados se dedicaron a un maratón de reparación de los daños de las tuberías y causados por los vientos (en la zona del incendio y otras partes del distrito); apoyaron a los contratistas de reparación; instalaron 160 estaciones de lavado de manos y los llenaron con 3,200 galones de agua, distribuyeron 31 tarimas de agua potable y realizaron otras numerosas tareas necesarias.

“Estábamos muy agotados, pero al manejar de una escuela a otra a través de los vecindarios quemados nos dimos cuenta de que no importaba. Sabíamos que teníamos que seguir trabajando para abrir las escuelas", comentó Recen.

El personal canceló sus planes para las vacaciones y sus días libres para entrar y ayudar. Más de 150 contratistas se unieron a los 58 empleados del BVSD, trabajando en turnos de 12 horas o más para terminar. Terminaron el trabajo y las escuelas abrieron a tiempo. Sin embargo, la madre naturaleza ofreció un contratiempo más con una tormenta que trajo consigo varias pulgadas de nieve, obligando a los equipos de Mantenimiento a lanzarse nuevamente a trabajar.

Tanto Martinez como Recen comentaron que esta experiencia fue la más desafiante en sus 17 y 14 años, respectivamente, trabajando en el distrito, aún peor que la inundación del 2013.

“Me siento increíblemente orgulloso de este equipo", comentó Martinez. “El trabajo en equipo es lo que nos permitió lograr esto. Trabajamos todos juntos y seguimos así hasta lograrlo”.