Setting a new standard: BVSD ensures Spanish-speaking parents are involved in every step of special education process

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Thanks to the advocacy and partnership with parents, the Boulder Valley School District (BVSD) implemented a change that ensured all parents with students on an Individualized Education Plans (IEPs) have the opportunity to receive a written translation of the draft IEP in their native language five days prior to the student's IEP meeting.

BVSD’s Executive Director of Special Education, Michelle Brenner, said this process began several years ago when community members from the advocacy group ELPASO Voz Lafayette (now renamed CSPC-Voz) among others, brought forward the concern that BVSD families who speak Spanish were not meaningfully participating in the IEP process.

“While BVSD was following the state rules and regulations for the process, they shared on behalf of the Spanish-speaking community, that parents who do not get draft IEPs ahead of the meeting in their native language are not able to have that advance information to participate, review and prepare any questions they may have, which is a very valid concern,” said Brenner.

Parent advocates come together

BVSD parent and previous member of ELPASO Voz Lafayette, Maria Guadalupe Cardoza shared, “there was a need because I actually didn't know what the yearly goal was for my child and what he had to achieve.”

The need for this process became even more pronounced during the onset of the pandemic when students transitioned to virtual and remote learning from their homes.

“Students were used to having a tutor or a person who would attend class with them to provide individualized education support,” said Cardoza. “But the pandemic made it harder and we as parents recognized that we needed to become more involved.”

As fellow parents shared their concerns during virtual ELPASO Voz Lafayette meetings, they realized the actual size of the issue at hand and that many of them were feeling disconnected from the IEP process.

“We discovered that most of us had children with an IEP, and we didn't know exactly what it was because all of the information we received was in English,” shared BVSD parent and previous member of El Paso Voz Lafayette, Elizabeth Pineda. “We came to the conclusion that we would like to have all the information in our native language.”

“While parents are given a draft of the IEP five days before an IEP meeting, it is only in English,” shared Pineda. “They even provide a copy on the same day, but also in English. We could only get a translation of it after the meeting if requested.”

At the time there was no requirement to provide this service, and BVSD lacked the resources to do it effectively. 

“We began attending meetings and having conversations about ‘what are the next steps here, what can we try?’,” said Brenner.

A change begins

To attempt to provide the service, BVSD began with a phased plan starting with a process to engage BVSD teachers in the Spanish-speaking IEP process. In phase one BVSD began testing out a process in our three bilingual elementary schools. BVSD’s translation and interpretation department determined what steps needed to be in place to translate the IEP documents in advance, costs involved, and a system for the process. 

“We found that building this sort of infrastructure is costly and timely,” shared Brenner. “During phase two, we expanded to the Lafayette schools and worked with our translation team to build an infrastructure that allowed us to expand slowly and gain resources and contractors to work with to make this possible.” 

As the district pursued improvements and expansion to its IEP translation process, ELPASO Voz Lafayette dedicated its efforts to instigating similar changes state-wide. 

“Michelle (Brenner) was willing to work with us,” said Cardoza. “We were very happy, and we started working hard because we wanted this to expand to be done at the state level.”

“We started writing letters and giving testimonies at the state Capitol,” shared Cardoza.

Learn more: Parents who don’t speak English would have more access to translated documents under Colorado bill

Ultimately, what emerged in the house bill didn't match the extent of BVSD’s ongoing efforts. 

However, it was a positive indicator of progress made by the parent advocates and the school district. 

“Most school districts were just working on the translation of the final IEP and we had been doing that for a long time,” said Don McGinnis, BVSD Translation and Interpretation Services Manager. “Hopefully our work motivates more school districts to raise the bar on providing translation services and interpretation services in advance.”

Expansion of Spanish information for BVSD parents

“With more time we learned that getting the draft in Spanish wasn’t enough for our parents,” shared Brenner. “Last Spring we began holding events fully in Spanish that explained what an IEP is and how parents can meaningfully engage in the IEP process.”

BVSD repeated the event this fall and is planning to host additional events in January and April. A continued learning series for families is planned to be offered in school-based community groups, along with parent support groups around the IEP process so that parents can connect with other individuals in the community to learn together and build support.

“We are committed to meaningfully engaging families in the process so they can understand the complexities and best support their child,” said Brenner.

Advocating for Spanish-speaking students and families

Cardoza and Pineda are both passionate about advocating for Spanish-speaking parents to actively embrace the support systems designed to aid their children's educational journey.

“When there is a need for special education for our students we have to get rid of any taboos in our community around it,” shared Cardoza.

Individualized Education Plans (IEPs) and other special education student support address individual student needs through specialized instructions, goals and accommodations to create a more supportive environment at school, helping students to thrive.

“My son had speech difficulties, but he received help,” shared Pineda. “He had an IEP for a few years, and thanks to that support he no longer has it. I recommend that parents reach out to the district or their school on how to obtain an evaluation, since all the information is available in Spanish.”

Active parent involvement in a student's education fosters a strong partnership between parents and educators, ensuring a more personalized and supportive learning experience.

Learn more about special education at BVSD.

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Los padres abogan por la ampliación de los servicios de traducción de educación especial, el BVSD se esfuerza por superar los estándares estatales

Gracias al apoyo y la colaboración con los padres, el Distrito Escolar del Valle de Boulder (BVSD) implementó un cambio que garantizó que todos los padres con estudiantes en un Plan Educativo Individualizado (IEP) tengan la oportunidad de recibir una traducción escrita del borrador del IEP en su idioma nativo cinco días antes de la reunión del IEP del estudiante. 

La directora ejecutiva de Educación Especial del BVSD, Michelle Brenner, dijo que este proceso comenzó hace varios años cuando los miembros de la comunidad del grupo de apoyo ELPASO Voz Lafayette (ahora rebautizado como CSPC-Voz), entre otros, presentaron la preocupación de que las familias del BVSD que hablan español no estaban participando significativamente en el proceso del IEP.

"Si bien el BVSD estaba siguiendo las reglas y regulaciones estatales para el proceso, compartieron en nombre de la comunidad de habla hispana que los padres que no reciben los borradores del IEP antes de la reunión en su idioma nativo no pueden tener esa información anticipada para participar, revisar y preparar cualquier pregunta que puedan tener, lo cual es una preocupación muy válida", dijo Brenner.

Los padres promotores se reúnen
María Guadalupe Cardoza, madre del BVSD y ex miembro de ELPASO Voz Lafayette, compartió: "había una necesidad porque en realidad no sabía cuál era la meta anual para mi hijo y lo que tenía que lograr". 

La necesidad de este proceso se hizo aún más pronunciada durante el inicio de la pandemia cuando los estudiantes hicieron la transición al aprendizaje virtual y remoto desde sus hogares.

"Los estudiantes estaban acostumbrados a tener un tutor o una persona que asistía a clase con ellos para brindar apoyo educativo individualizado", dijo Cardoza. "Pero la pandemia lo hizo más difícil y nosotros, como padres, reconocimos que necesitábamos involucrarnos más".

Cuando los compañeros padres compartieron sus preocupaciones durante las reuniones virtuales de El Paso Voz Lafayette, se dieron cuenta del tamaño real del problema en cuestión y de que muchos de ellos se sentían desconectados del proceso del IEP.

"Descubrimos que la mayoría de nosotros teníamos hijos con un IEP, y no sabíamos exactamente lo que era porque toda la información que recibimos estaba en inglés", compartió Elizabeth Pineda, madre del BVSD y ex miembro de ELPASO Voz Lafayette. "Llegamos a la conclusión de que nos gustaría tener toda la información en nuestro idioma nativo".

 "Si bien los padres reciben un borrador del IEP cinco días antes de una reunión del IEP, es sólo en inglés", compartió Pineda. "Incluso proporcionan una copia el mismo día, pero también en inglés. Sólo pudimos obtener una traducción después de la reunión si se la solicitábamos".

En ese momento no había ningún requisito para proporcionar este servicio, y el BVSD carecía de los recursos para hacerlo de manera efectiva.

"Comenzamos a asistir a las reuniones y a tener conversaciones sobre ‘¿cuáles son los próximos pasos aquí?, ¿qué podemos intentar?’", dijo Brenner.

Comienza un cambio
Para intentar proporcionar el servicio, el BVSD comenzó con un plan gradual donde el primer paso es involucrar a los maestros del BVSD en el proceso del IEP de habla hispana. En la fase uno, el BVSD comenzó a probar un proceso en nuestras tres escuelas primarias bilingües. El Departamento de Traducción e Interpretación del BVSD determinó los pasos necesarios para traducir los documentos del IEP por adelantado, los costos involucrados y un sistema para el proceso.

"Descubrimos que construir este tipo de infraestructura es costoso y requiere tiempo", compartió Brenner. "Durante la fase dos, nos expandimos a las escuelas de Lafayette y trabajamos con nuestro equipo de traducción para construir una infraestructura que nos permitió expandirnos lentamente y obtener recursos y contratistas con los que trabajar para lograrlo".

A medida que el distrito buscó mejoras y expansión en su proceso de traducción del IEP, ELPASO Voz Lafayette dedicó sus esfuerzos a instigar cambios similares en todo el estado.

"Michelle (Brenner) estaba dispuesta a trabajar con nosotros", dijo Cardoza. "Estábamos muy contentos y comenzamos a trabajar duro porque queríamos que esto se expandiera y llevarlo a nivel estatal".

 "Comenzamos a escribir cartas y dar testimonios en el Capitolio estatal", compartió Cardoza.

Más información: Los padres que no hablan inglés tendrían más acceso a los documentos traducidos bajo el proyecto de ley de Colorado

En última instancia, lo que surgió en el proyecto de ley no coincidía con el alcance de los esfuerzos continuos del BVSD. Sin embargo, fue un indicador positivo del progreso realizado por los promotores de los padres y el distrito escolar.

"La mayoría de los distritos escolares sólo realizaban la traducción del IEP final y así lo hacíamos durante mucho tiempo", dijo Don McGinnis, gerente del Departamento de Traducción e Interpretación del BVSD. "Esperamos que nuestro trabajo motive a más distritos escolares a elevar el nivel de prestación de servicios de traducción e interpretación por adelantado".

Ampliación de la información en español para padres del BVSD
"Con más tiempo aprendimos que obtener el borrador en español no era suficiente para nuestros padres", compartió Brenner. "La primavera pasada comenzamos a realizar eventos completamente en español que explicaban qué es un IEP y cómo los padres pueden participar significativamente en el proceso del IEP".

El BVSD repitió el evento este otoño y planea organizar eventos adicionales en enero y abril. Está planteado ofrecer una serie de aprendizaje continuo para las familias en grupos comunitarios, junto con grupos de apoyo para padres en torno al proceso del IEP. De esta manera los padres podrán conectarse con otras personas de la comunidad para aprender juntos y obtener apoyo.

"Estamos comprometidos a involucrar significativamente a las familias en el proceso para que puedan comprender las complejidades y apoyar mejor a su hijo", dijo Brenner.

Apoyo para los estudiantes y las familias de habla hispana
A Cardoza y Pineda les apasiona promover que los padres de habla hispana adopten activamente los sistemas de apoyo diseñados para ayudar en la trayectoria educativa de sus hijos.

"Cuando nuestros estudiantes tienen una necesidad de educación especial, tenemos que deshacernos de cualquier tabú que haya en nuestra comunidad", compartió Cardoza.

Los Planes Educativos Individualizados (IEPs) y otros sistemas de apoyo de educación especial abordan las necesidades individuales de los estudiantes a través de instrucciones, metas y acomodaciones especializadas para crear un entorno más de apoyo en la escuela, ayudando a los estudiantes a prosperar. 

"Mi hijo tenía dificultades para hablar, pero recibió ayuda", compartió Pineda. "Tuvo un IEP durante algunos años y, gracias a ese apoyo, ya no lo tiene. Recomiendo que los padres se comuniquen con el distrito o su escuela sobre cómo obtener una evaluación, ya que toda la información está disponible en español".

La participación activa de los padres en la educación de un estudiante fomenta una sólida asociación entre padres y educadores, lo que garantiza una experiencia de aprendizaje más personalizada y de apoyo.

Obtenga más información sobre educación especial en el BVSD.