The magic of BVSD office managers

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Have you ever put together a 5,000 piece puzzle in one day? That’s what work is like for our BVSD school office managers. They navigate each day assembling various pieces of the puzzle, to help our schools run as efficiently as possible. And they make it look easy.

Leslie Jackson (pictured above), the office manager at Creekside Elementary, explained that it’s important to keep the front office working like a well-oiled machine so teachers and administrators can focus on what’s most important, the students.

“You kind of hit the ground running most days. As soon as the kids start arriving, it’s controlled chaos,” Jackson said with a chuckle. “The bells are ringing and the phones are ringing and you just really have to enjoy the chaos.”

Jackson explained that on a typical day at the front office many things are happening at once. For example, a parent may be dropping off a forgotten lunch, a bus is showing up late, a child needs help finding a toy on the playground, and another child skinned their knee and needs care. Even with two front office employees, she often helps out. 

“The front office is hopping and sometimes it takes all three of us to keep it going,” Jackson explained. “You never know what to expect. You can try to plan your day and say you are going to accomplish this and this, and the universe might have other plans for you. Flexibility is key. It makes it all worth it when a first grader comes in with his laptop, and says ‘I can’t sign in” and you help the little guy get signed in and he’s like ‘wow, you’re magic.’ If they think I have the magic touch, I’m going to let them think that.”

“It’s all very simple stuff that adds up,” said Jackson. From keeping tabs on the budget, to helping teachers order supplies, to scheduling buses for field trips, her role is critical. With all of these responsibilities, Jackson says she will drop any of it when a child walks in and needs something. “That's why we’re here.”

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At Monarch High School, Office Manager Barbara Olsen starts off each morning ensuring there is teacher or sub coverage in every classroom. 

“The first thing we try to do is make arrangements for all of our classes with sub coverage and make sure everything is taken care of there,” said Olsen. “In a High School, we have a lot of subs in the building on most days. If we have unfilled teacher sub requests, other teachers will sometimes give up their planning periods and fill in where we need extra help. It's just this magic puzzle we do every morning to make sure that all of our classes are covered and students don’t miss instructional time.”

From there, Olsen’s day takes her to wherever help is needed. That could include helping to fix the copy machine, dealing with a leak under the fridge, contacting custodians for supply needs, contacting maintenance if the classrooms are too hot/cold, helping teachers in any way possible, and maintaining the principal’s schedule.

“I would like to say that my day follows a set pattern every single day, but it doesn’t,” explained Oslen. “The minute you walk in the door, it’s like you just never know what you're going to be dealing with. Every day is different.”

Olsen has been with the district for almost 31 years and is getting ready to retire in June. She has worked as an office manager at both the Elementary School level and the High School level.

“This core group of support staff are unsung heroes,” added Olsen. “They really are. I think a lot of times what we do might go unnoticed because we just do our jobs, but if we didn’t do our jobs, there would be a big hole.The office support team at MHS is an integral part of the staff. We work with parents, students, teachers and administrators; and we find lost phones, lost earbuds and car keys in addition to taking care of all of the key elements of our jobs. It’s a well-oiled machine and every person on the staff - office support, custodians, paraeducators, teachers and administrators all play such an integral part in making this work.”

Olsen and Jackson both agree that they love their jobs. They love working with the students and contributing to the success of each school day.

“It’s amazing to me to see how everybody has their little piece in the puzzle and how it just works so well,” added Jackson. “I’m really grateful to my staff, they are amazing. Everyone seems to be really proud of their piece of the puzzle and it’s a nice feeling.”   

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La magia de los gerentes de oficina del BVSD

¿Alguna vez ha intentado armar un rompecabezas de 5,000 piezas en un día? Así es el trabajo de los gerentes de las oficinas escolares del BVSD. Ellos navegan cada día ensamblando varias piezas del rompecabezas, para ayudar a nuestras escuelas a funcionar tan eficientemente como sea posible.  Y ellos hacen que parezca sencillo.

Leslie Jackson, la gerente de oficina de la Escuela Primaria Creekside, explicó que es importante mantener la oficina principal funcionando como una máquina bien engrasada, para que los maestros y administradores puedan enfocarse en lo que es más importante, los estudiantes. 

"La mayoría de los días te pones en marcha desde que llegas. Tan pronto los niños comienzan a llegar, es un caos bajo control”, dijo Jackson con una sonrisa. “Los timbres están sonando y los teléfonos [también] están sonando y uno tiene que simplemente disfrutar el caos”. 

Jackson explicó que en un día normal en la oficina principal suceden muchas cosas al mismo tiempo. Por ejemplo, un padre podría pasar a dejar el almuerzo que su hijo se olvidó en casa, un autobús está llegando con retraso, un niño necesita ayuda para encontrar un juguete en el patio de recreo y otro niño se raspó la rodilla y necesita cuidado. Incluso con dos empleados en la oficina principal, ella con frecuencia los ayuda. 

“La oficina principal está a tope y a veces los tres somos necesarios para mantenerla en marcha", explicó Jackson. “Uno nunca sabe qué esperar. Puedes intentar planificar tu día y decir que vas a lograr esto y esto, y el universo puede tener otros planes para ti. La flexibilidad es clave. Vale la pena cuando un niño de primer grado llega con su computadora portátil y dice "no puedo iniciar la sesión" y tú le ayudas a iniciar la sesión y él dice "vaya, eres mágica". Si ellos creen que yo tengo el toque mágico, voy a dejar que piensen eso”.

"Son cosas muy sencillas que se van sumando", dijo Jackson. Su papel es fundamental, desde controlar el presupuesto hasta ayudar a los maestros a pedir material y programar los autobuses para los paseos escolares. Con todas estas responsabilidades, Jackson dice que deja de lado cualquiera de las responsabilidades cuando un niño entra y necesita algo. “Por eso estamos aquí”.

En la Escuela Preparatoria Monarch, la gerente de la oficina, Barbara Olsen, comienza cada mañana asegurándose de que haya una maestra o suplente en cada salón de clases.  

"Lo primero que tratamos de hacer es hacer arreglos para todas nuestras clases con cobertura de suplentes y asegurarnos de que todo esté resuelto", dijo Olsen. "En una escuela preparatoria, tenemos muchos suplentes en el edificio la mayoría de los días. Si tenemos solicitudes de suplentes sin cubrir, otros maestros a veces renuncian a sus periodos de planificación y los cubren cuando necesitamos ayuda extra. Es un rompecabezas mágico que hacemos todas las mañanas para asegurarnos de que todas nuestras clases estén cubiertas y los estudiantes no pierden tiempo de aprendizaje".

A partir de ahí, el día de Olsen la lleva a cualquier lugar donde se necesite ayuda. Eso podría incluir ayudar a arreglar la fotocopiadora, ocuparse de una fuga debajo del refrigerador, ponerse en contacto con los conserjes para las necesidades de suministros, ponerse en contacto con mantenimiento si los salones de clases están demasiado calientes/fríos, ayudar a los maestros de cualquier manera posible y mantener la agenda del director.

"Me gustaría decir que mi jornada sigue un patrón fijo todos los días, pero no es así", explica Oslen. "En cuanto entras por la puerta, es como si nunca supieras a qué te vas a enfrentar. Cada día es diferente”.

Olsen lleva casi 31 años en el distrito y se prepara para jubilarse en junio. Ha trabajado como gerente de oficina tanto en la escuela primaria como en la preparatoria.

"Este grupo central de personal de apoyo son héroes anónimos", añadió Olsen. “Realmente lo son. Creo que muchas veces lo que hacemos puede pasar desapercibido porque solo hacemos nuestro trabajo, pero si no hiciéramos nuestro trabajo, habría un gran agujero. El equipo de apoyo de la oficina en MHS es una parte integral del personal. Trabajamos con los padres, los estudiantes, los maestros y los administradores; y encontramos teléfonos perdidos, auriculares perdidos y llaves del auto, además de ocuparnos de todos los elementos clave de nuestro trabajo. Es una máquina bien engrasada y cada miembro del personal - el apoyo de la oficina, los conserjes, los paraeducadores, los maestros y los administradores - desempeña un papel integral para que esto funcione".

Olsen y Jackson están de acuerdo en que les encanta su trabajo. Les encanta trabajar con los estudiantes y contribuir al éxito de cada día escolar.

"Es increíble para mí ver cómo todo el mundo tiene su pequeña pieza en el rompecabezas y cómo simplemente funciona tan bien", agregó Jackson. "Estoy muy agradecida con mi personal, son increíbles. Todos parecen estar muy orgullosos de su pieza en el rompecabezas y es una sensación agradable".