What to expect during a crisis

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The recent tragedies at East High School in Denver and frightening false reports of active shooters, including here in Boulder Valley, once again tested the systems school districts use to protect students and staff and to communicate threats with communities.

On Wednesday, February 22, the calm of a late start Wednesday was broken when alarms blared from Boulder High School’s public address system. They were activated after the Boulder Police Department ordered the school into a Lockdown, after the University of Colorado Police Department (CUPD) received a threatening message from a person claiming they were armed, already at the school and intended to do harm. During a press conference later that morning, law enforcement shared that the message sounded realistic, prompting them to respond with force.

“(The call) is very scary,” said Boulder Police Chief Maris Herold. “In the background you can hear shots being fired.” 

What local law enforcement did not know, when responding, was several school districts in Colorado received similar “swatting” calls that day. Each city was apparently targeted in alphabetical order, which made Boulder one of the first to receive the terrifying call.

“Swatting” is when someone calls police, falsely reporting an emergency such as an armed intruder, active shooting or bomb threat. The goal is typically to draw a large law enforcement response. 

A week later, on Wednesday, March 1st, CUPD received a nearly identical call. This time they were able to recognize that it was likely another “swatting” call, but  still responded to and checked out the schools impacted (this time Boulder High School and Boulder Preparatory Charter School), but only placed them into Secure, based on the information known at the time.

The Federal Bureau of Investigation is investigating “swatting” calls across the country, including those that targeted Boulder. It appears, based on preliminary information, that the calls may have originated from overseas. 

At this time there is no immediate solution and one of the biggest challenges with these incidents is that schools should never let their guard down, so law enforcement and school districts are forced to respond to each threat before they are able to confirm it is a hoax.

With this in mind, it is a good opportunity to review:

• How BVSD responds to emergencies
• What families should do during an emergency
• Types of communication you can expect during a crisis
• Who gets emergency messages

More information is also available on our Be Ready website.

How BVSD responds to emergencies
We use the Standard Response Protocol, developed by the “I Love U Guys” Foundation. Used by more than 30,000 schools, districts, agencies, organizations and municipalities around the world, the SRP is research and experience-based – developed hand-in-hand with school administrators, psychologists, public space safety experts, families, and first responders.

It consists of six actions, providing our school personnel with the ability to respond to a wide variety of crisis situations from weather events, fires, accidents, intruders and other threats to personal safety. It also ensures that they are speaking the same language as first responders, eliminating misunderstandings when seconds count. 

Hold
During a HOLD, hallways need to be cleared so personnel can handle a situation that does not pose a threat to students or staff, like a medical situation or an altercation.

Secure
During a Secure situation, the danger is considered to be outside of the building. School personnel ensure all perimeter doors are locked and bring any students involved in outside activities indoors. Learning and other activities continue, as normal.

Lockdown
During a Lockdown, the danger may be inside the building. Learning community and individual classroom doors are secured, lights are turned off and students are kept quiet and in place indoors.

Evacuate
During an evacuation, students are moved away from possible danger, in a quick, orderly process.

Shelter
When a school is sheltering in place, students and staff take actions to protect themselves from a potential danger (tornado, hazardous material, wildland fire, etc.).

Reunification
In some situations it may be necessary for families to pick up their children either from their school or another location, like another BVSD facility or a community center.

It is important to know that it can take some time for first responders and school personnel to work through an emergency situation. For instance, during a Lockdown, law enforcement typically work through a facility methodically, clearing each room to ensure there is no threat. This takes time.

What should families do during an emergency?

The natural instinct for parents or guardians is to come to the school during an emergency to protect their children. However, by doing so, they may endanger themselves and their children. Law enforcement and school personnel are busy responding to the situation. Your arrival or calls may distract them from their work. Please help by following the steps below.

Stay Home
The most important contribution you can make to your student and your own safety may be staying away from the school.

Stay Informed
Information will be shared with families as soon as possible. Please know, in some situations, accurate information may take some time to verify and share.

Be Ready
Be prepared to follow instructions from the Boulder Valley School District.

Emergency Communication

BVSD is dedicated to providing families with information as soon as possible. In some situations accurate information may take some time to verify and share.

During an emergency, BVSD will work to notify family members via multiple communication avenues, primarily:

• School and/or the district website
• Voice, text and email messaging (SchoolMessenger)
• School or district social media, including Facebook and Twitter
• Local News Media

Emergency Alerts

When the Standard Response Protocol is activated at your child’s school an alert may be sent letting you know about the situation via phone, text and email messaging, based on the emergency notification preferences you have chosen in your School Messenger account. 

See the table below for details:

It is important to know that the alert is a templated, pre-translated message, designed to be sent very quickly – to let students, staff and families know of potential danger. As a result, alerts do not include many details.

As the situation develops and we are able to confirm information, we will endeavor to provide updates as quickly as possible, including through our new Emergency Information page.

Threats
Additionally, regardless of whether the SRP is activated, we are committed to sending urgent messaging when there is a credible and  direct threat to a school or a significant public safety concern that may impact students, their school day or transit to or from school*.

BVSD investigates every reported threat –  thousands every year – but often they are determined to be non-credible or unsubstantiated and as a result may not be shared. Ultimately our goal is to keep everyone safe, while trying to avoid creating unnecessary concern.

Read More: Evaluating Threats 

*Please note: our local law enforcement partners are ultimately responsible for notifying our communities of general public safety information and concerns.

Who gets emergency messages
Previously messaging was shared with staff, parents/guardians and often secondary students of schools impacted. 

We believe in continuous improvement in the Boulder Valley School District. Based on the feedback we received following crisis communication this school year, we have decided to update some of our practices regarding what student groups receive these messages.

Below is a breakdown of what messages will be sent to each student group. Orange denotes changes.

• High school students will continue to receive most crisis communication related to their school, but will no longer get information about student or staff deaths.
   
• Middle school students will continue to receive SRP alerts (the basic templated messages), so that they are informed if their school is placed in Secure or Lockdown. All other information will only be sent to parents.

Parents are encouraged to review messages from the district and determine, if any of the material should be shared with them, given their situation (for instance, walking to or from school) and maturity level. 

Depending on the circumstances, school personnel may share age-appropriate information during the school day.

Ultimately, we recognize that every emergency situation is different. Our priority is always to protect students and staff first and then work to keep parents updated.

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Qué esperar durante una crisis

La reciente tragedia en la Escuela Preparatoria East y los aterradores informes falsos de disparadores activos en escuelas de todo Colorado, incluso aquí en el Valle de Boulder, una vez más probaron los sistemas que los distritos escolares usan para proteger a los estudiantes y al personal y para comunicar amenazas con las comunidades escolares.

El miércoles 22 de febrero, se rompió la calma de un comienzo tardío cuando sonaron las alarmas del sistema de megafonía de la Escuela Preparatoria Boulder. Se activaron después de que el Departamento de Policía de Boulder ordenara confinar la escuela, después de que el Departamento de Policía de la Universidad de Colorado (CUPD) recibiera un mensaje amenazante de una persona que afirmaba que estaba armado, ya en la escuela y con la intención de hacer daño. Durante una conferencia de prensa más tarde esa mañana, la policía compartió que el mensaje sonaba realista, lo que los llevó a responder con fuerza.

"(La llamada) es muy aterradora", dijo la jefa de policía de Boulder, Maris Herold. "En el fondo se pueden escuchar disparos". 

Lo que la policía local no sabía, al responder, fue que varios distritos escolares en Colorado recibieron llamadas similares de "swatting" ese día. Cada ciudad fue aparentemente atacada en orden alfabético, por lo que Boulder fue uno de los primeros en recibir la aterradora llamada.

"Swatting" es cuando alguien llama a la policía, informando falsamente de una emergencia, como un intruso armado, un tiroteo activo o una amenaza de bomba. El objetivo suele ser atraer una gran respuesta de las fuerzas del orden. 

Una semana después, el miércoles 1 de marzo, CUPD recibió una llamada casi idéntica. Esta vez pudieron reconocer que probablemente fue otra llamada de "swatting", pero aun así respondieron y revisaron las escuelas afectadas (esta vez la Escuela Preparatoria Boulder y la Escuela Chárter Boulder Preparatory), pero sólo las colocaron en estado de Protejan (Secure), según la información conocida en ese momento.

La Oficina Federal de Investigaciones (FBI) está investigando las llamadas de "swatting" en todo el país, incluidas las que se dirigieron a Boulder. Parece, según la información preliminar, que las llamadas pueden haberse originado en el extranjero. 

En este momento no hay una solución inmediata y uno de los mayores desafíos con estos incidentes es que las escuelas nunca deben bajar la guardia, por lo que la policía y los distritos escolares se ven obligados a responder a cada amenaza antes de que puedan confirmar que es un engaño.

Con esto en mente, es una buena oportunidad para revisar:

• Cómo responde el BVSD a las emergencias
• Qué deben hacer las familias durante una emergencia
• Tipos de comunicación que se pueden esperar durante una crisis
• Quién recibe mensajes de emergencia

Tenemos más información disponible en nuestro sitio web Be Ready.
 

Cómo responde el BVSD a las emergencias
Utilizamos el Protocolo de Respuesta Estándar, (SRP), desarrollado por la Fundación “I Love U Guys”. El SRP es utilizado por más de 30.000 escuelas, distritos, agencias, organizaciones y municipios de todo el mundo, y fue desarrollado de la mano con administradores escolares, psicólogos, expertos en seguridad del espacio público, familias y personal de emergencia.

Consta de seis acciones, que brindan a nuestro personal escolar la capacidad de responder a una amplia variedad de situaciones de crisis, desde eventos climáticos, incendios, accidentes, intrusos y otras amenazas a la seguridad personal. También garantiza que hablen el mismo idioma que el personal de primeros auxilios, eliminando los malentendidos cuando cada segundo cuenta. 

Esperen (Hold)
Durante una situación de ESPEREN, los pasillos deben despejarse para que el personal pueda manejar una situación que no represente una amenaza para los estudiantes o el personal, como una situación médica o un altercado.

Protejan (Secure)
Durante una situación de PROTEJAN, se considera que el peligro está fuera del edificio. El personal de la escuela se asegura de que todas las puertas del perímetro estén cerradas con llave y de que todos los estudiantes que participen en actividades externas entren al interior. Las clases y otras actividades continúan como de costumbre.

Cierre de emergencia (Lockdown)
Durante una situación de CIERRE DE EMERGENCIA, el peligro puede estar dentro del edificio. La comunidad de la escuela y las puertas individuales del aula están aseguradas, las luces se apagan y los estudiantes se mantienen en silencio y en su lugar en el interior.

Evacuen (Evacuate)
Durante una situación de EVACUEN, los estudiantes se alejan de un posible peligro, rápida y ordenadamente.

Buscar Resguardo (Shelter)
Cuando una escuela se encuentra en una situación de BUSCAR RESGUARDO, los estudiantes y el personal toman medidas para protegerse de un peligro potencial (tornado, material peligroso, incendio forestal, etc.).

Reunificación
En algunas situaciones, puede ser necesario que las familias recojan a sus hijos de su escuela u otro lugar, como otra instalación del BVSD o un centro comunitario.

Es importante saber que puede tomar algún tiempo para que los socorristas y el personal de la escuela trabajen en una situación de emergencia. Por ejemplo, durante una situación de Cierre de emergencia, la policía generalmente trabaja metódicamente en la instalación, despejando cada habitación para garantizar que no haya amenaza. Esto toma su tiempo.

¿Qué deben hacer las familias durante una emergencia?
El instinto natural de los padres o tutores es venir a la escuela durante una emergencia para proteger a sus hijos. Sin embargo, al hacerlo, pueden ponerse en peligro a sí mismos y a sus hijos. La policía y el personal de la escuela están ocupados respondiendo a la situación. Su llegada o llamadas pueden distraerlos de su trabajo. Para ayudar, siga los pasos que se indican a continuación.

Quédese en casa
La contribución más importante que puede hacer a su estudiante y su propia seguridad puede ser mantenerse alejado de la escuela.

Manténgase informado
La información se compartirá con las familias lo antes posible. Tenga en cuenta que, en algunas situaciones, la información precisa puede tardar algún tiempo en verificarse y compartirse.

Prepárese
Prepárese para seguir las instrucciones del Distrito Escolar del Valle de Boulder.

Comunicaciones de emergencia
El BVSD se dedica a proporcionar información a las familias lo antes posible. Tenga en cuenta que, en algunas situaciones, la información precisa puede tardar algún tiempo en verificarse y compartirse.

Durante una emergencia, el BVSD trabajará para notificar a los miembros de la familia a través de múltiples vías de comunicación, principalmente:

• El Sitio web de la escuela y/o del distrito
• Mensajes de voz, texto y correo electrónico (SchoolMessenger)
• Redes sociales escolares o del distrito, incluidos Facebook y Twitter
• Medios locales de noticias

Alertas de emergencia
Cuando se activa el Protocolo de respuesta estándar en la escuela de su hijo, se puede enviar una alerta para informarle sobre la situación por teléfono, texto y correo electrónico, según las preferencias de notificación de emergencia que haya elegido en su cuenta de School Messenger. 

Consulte la tabla a continuación para más detalles:

Es importante saber que la alerta es un mensaje planificado y traducido previamente, diseñado para ser enviado muy rápidamente, para que los estudiantes, el personal y las familias conozcan el peligro potencial. Como resultado, las alertas no incluyen muchos detalles.

A medida que la situación se desarrolle y podamos confirmar la información, nos esforzaremos por proporcionar actualizaciones lo más rápido posible, incluso a través de nuestra nueva página de Información de Emergencia.

Amenazas
Además, independientemente de si se activa el SRP, nos comprometemos a enviar mensajes urgentes cuando exista una amenaza creíble y directa para una escuela o una preocupación importante de seguridad pública que pueda afectar a los estudiantes, su día escolar o el tránsito hacia o desde la escuela*.

El BVSD investiga cada amenaza reportada, miles cada año, pero a menudo se determina que no son creíbles o no están fundamentadas y, como resultado, no pueden compartirse. En última instancia, nuestro objetivo es mantener a todos seguros, mientras tratamos de evitar crear preocupaciones innecesarias.

Lea más: Evaluación de amenazas 

*Tenga en cuenta: nuestras fuerzas policiales locales son en última instancia las responsables de notificar a nuestras comunidades sobre la información y las preocupaciones de seguridad pública en general.

Quién recibe mensajes de emergencia
Anteriormente, los mensajes se compartían con el personal, los padres/tutores y los estudiantes de secundaria y preparatoria de las escuelas afectadas. 

Creemos en la mejora continua en el Distrito Escolar del Valle de Boulder. Según los comentarios que recibimos después de la comunicación de la crisis este año escolar, hemos decidido actualizar algunas de nuestras prácticas con respecto a qué grupos de estudiantes reciben estos mensajes.

A continuación, se muestra un desglose de los mensajes que se enviarán a cada grupo de estudiantes. El naranja denota los cambios realizados después de los comentarios de los padres y del director.

 

• Los estudiantes de preparatoria continuarán recibiendo la mayoría de las comunicaciones de crisis relacionadas con su escuela, pero ya no recibirán información sobre las muertes de estudiantes o personal.
   

• Los estudiantes de la escuela secundaria ahora serán tratados de la misma manera que los estudiantes de primaria, y toda la información será examinada por los padres. Ya no recibirán ningún mensaje de emergencia.
  
  Se anima a los padres a revisar los mensajes del distrito y determinar si se debe compartir con ellos algún material, dada su situación (por ejemplo, caminar hacia o desde la escuela) y su nivel de madurez. 

 

Dependiendo de las circunstancias, el personal de la escuela puede compartir información apropiada para su edad durante el día escolar.

En última instancia, reconocemos que cada situación de emergencia es diferente. Nuestra prioridad siempre es proteger a los estudiantes y al personal primero y luego trabajar para mantener actualizados a los padres.